De acordo com dados da Pesquisa Nacional por Amostra de Domicílios (PNAD), cerca de 20,7% dos trabalhadores brasileiros utilizam o transporte público como meio de locomoção para ir ao trabalho. Isso significa que mais de 20 milhões de trabalhadores dependem do vale-transporte para realizar suas atividades profissionais.
Além disso, um levantamento feito pela Numbeo, empresa de pesquisas internacionais, analisou os preços do transporte público em mais de cem países. O Brasil está na 55ª posição das nações com o ticket mais caro.
Diante desse cenário, é fundamental que as empresas tenham uma boa gestão do vale-transporte, garantindo que o benefício seja fornecido de forma adequada e justa para cada trabalhador.
Neste blogpost, iremos abordar tudo que o RH e a empresa precisam saber sobre o benefício, o processo e as melhores práticas para garantir o cumprimento da lei e uma boa gestão do vale-transporte.
O que diz a lei sobre o vale-transporte?
O vale-transporte é um benefício que ajuda o trabalhador a se deslocar entre a casa e o trabalho, sendo válido para meios de transporte público, como ônibus, metrô e trem.
Primeiramente, é importante saber que esse é um direito do trabalhador garantido pela Constituição e pela CLT (Consolidação das Leis do Trabalho). E vale lembrar que:
- Todas as empresas com mais de um funcionário são obrigadas a fornecer o vale-transporte.
- Mas é importante saber que, por lei, é proibido o pagamento em dinheiro, mas somente permitido em forma de bilhete ou cartão próprio.
- O valor do benefício não pode ultrapassar 6% do salário do colaborador. A quantia deve ser descontada diretamente do salário e complementada pela empresa, se ultrapassar essa porcentagem. Caso o colaborador receba salários variáveis, o cálculo do valor do desconto do vale-transporte deve ser feito com base na média dos últimos seis meses de salário.
- O vale-transporte é pessoal e intransferível, e só pode ser utilizado para os deslocamentos de ida e volta ao trabalho. Se o colaborador utilizar o benefício de forma irregular, a empresa pode sofrer penalizações.
- Além disso, é importante destacar que o vale-transporte não é cumulativo. Ou seja, se o profissional não utilizar o benefício em um mês, ele não pode acumular para o próximo mês.
Por isso, é importante ficar atento às regras do vale-transporte e garantir que todos os colaboradores recebam esse benefício de forma correta. Afinal, a empresa é responsável por garantir que o desconto do vale-transporte seja feito adequadamente, tomando as providências necessárias em caso de problemas com transporte.
Como é o processo de fornecimento do vale-transporte?
Levantamento das necessidades
O RH deve realizar um levantamento dos cartões de vale-transporte de toda a empresa, verificando quantos serão necessários para o mês e qual o valor total a ser gasto.
É importante definir:
- Nº de dias úteis do mês
- Dias presenciais de cada trabalhador
- Valor da passagem
- Quantidade de transporte diário
- Saldo do mês anterior no cartão
- Valor a ser descontado na folha de pagamento
Solicitação de fornecimento
Com base nas necessidades, o RH deve solicitar o fornecimento do vale-transporte de cada trabalhador pelas respectivas operadoras. É importante que a solicitação seja feita com antecedência suficiente para garantir que o vale-transporte esteja disponível antes do início do mês.
Recebimento e distribuição
Após a solicitação, a operadora deve entregar o vale-transporte para a empresa; é importante conferir se a quantidade e o valor estão corretos. O RH deve distribuir os cartões para os colaboradores, informando o valor que cada um receberá.
Controle e registro
O RH deve manter um controle e registro precisos do uso do vale-transporte pelos profissionais, incluindo o valor total fornecido, o valor gasto e a data de validade do cartão. É importante manter essas informações atualizadas para garantir a conformidade com as regras da legislação trabalhista.
Fechamento do mês
Ao final do mês, o RH deve realizar o fechamento do uso dos cartões de vale-transporte pelos trabalhadores e calcular o valor total gasto. Esse valor será utilizado para pagamento à empresa fornecedora do serviço.
Boas práticas para a gestão de vale-transporte
Para que o processo de gestão do vale-transporte seja realmente bem conduzido, é importante que o RH adote algumas boas práticas que podem contribuir para uma gestão mais eficiente e efetiva do vale-transporte, garantindo que todos os profissionais recebam o benefício de forma adequada.
Tais como:
Conhecer a legislação
É fundamental ter conhecimento da legislação trabalhista sobre o vale-transporte para garantir que a empresa esteja cumprindo todas as obrigações legais.
Oferecer treinamentos
Treine toda a empresa sobre como utilizar o vale-transporte e os procedimentos para solicitação e recarga do benefício, a fim de evitar erros e problemas no processo.
Manter a transparência
Disponibilize informações claras e precisas sobre o benefício aos trabalhadores e deixe a comunicação aberta para esclarecer dúvidas e resolver problemas.
Realizar auditorias internas
Periodicamente, é importante realizar auditorias internas no processo de gestão do vale-transporte, para identificar possíveis erros e falhas no sistema e tomar medidas corretivas para melhorar a eficiência e efetividade do processo.
Oferecer opções de transporte sustentável
Além do vale-transporte convencional, a empresa pode oferecer opções de transporte sustentável, como bicicletas compartilhadas ou caronas corporativas, incentivando os profissionais a adotarem práticas mais sustentáveis e contribuindo para a redução de emissão de poluentes.
Como fazer uma boa gestão de vale-transporte
O primeiro passo para implementar um bom processo de gestão de vale-transporte é fazer um levantamento das necessidades de transportes dos trabalhadores, levando em consideração a regularidade e a frequência de deslocamento ao trabalho.
Para isso é necessário fazer a roteirização do deslocamento de cada trabalhador e garantir que eles tenham o melhor caminho para o trabalho. Isso ajudará a garantir que o benefício seja fornecido de forma justa para a realidade de cada um.
Comunique
Mantenha uma comunicação clara e transparente com os trabalhadores sobre a utilização do vale-transporte, informando as regras e as condições para o seu uso. Isso ajudará os trabalhadores a usufruírem do benefício adequadamente e evitar problemas futuros.
Monitore o saldo
Principalmente em casos em que a jornada do trabalhador não é tão regular, é importante monitorar constantemente o saldo e uso do vale-transporte, verificando se o benefício está sendo utilizado de maneira correta e a cobrança do desconto em sua folha está certa. Isso ajudará a garantir o cumprimento das obrigações legais e éticas em relação ao benefício.
Automatize o processo
Utilize ferramentas tecnológicas para fazer o controle e o registro do uso do vale-transporte pelos trabalhadores. Existem softwares que ajudam a automatizar esse processo, reduzindo a possibilidade de erros e agilizando a gestão do benefício.
Por que automatizar o processo de vale-transporte?
A automatização do processo de gestão do vale-transporte pode trazer diversos benefícios para as empresas, especialmente em relação à economia de tempo, redução de custos e aumento da eficiência.
Otimização de tempo
O uso de softwares específicos para a gestão do vale-transporte pode reduzir significativamente o tempo e os esforços necessários para a realização das atividades relacionadas ao benefício, como a solicitação, a compra, a distribuição e a prestação de contas.
Além disso, permite uma melhor organização e controle dos dados e informações relacionados ao vale-transporte, evitando erros, retrabalhos e prejuízos financeiros para a empresa. Isso porque, ao utilizar um sistema automatizado, é possível integrar dados de diversas fontes e gerar relatórios e análises em tempo real, facilitando a tomada de decisão por parte dos gestores.
Redução de custos
Outro benefício importante é a redução de custos relacionados ao vale-transporte, já que os softwares permitem uma gestão mais eficiente das informações, como a identificação de fraudes e a adequação das demandas dos trabalhadores ao valor gasto pela empresa.
Segurança jurídica
Por fim, a automatização pode ainda trazer mais transparência e segurança para o processo de vale-transporte, garantindo que todas as informações sejam armazenadas de forma segura e de acordo com as normas e legislações trabalhistas vigentes.
Diante desses benefícios, fica evidente a importância da utilização da tecnologia e de softwares específicos para a automatização do processo de gestão do vale-transporte nas empresas, especialmente em casos em que a jornada de trabalho não é tão regular.
Ferramentas para automatizar o processo de vale-transporte
No mercado existem diversas ferramentas e softwares que podem ajudar as empresas a automatizarem a gestão do vale-transporte e outras opções que podem ajudar em diferentes partes do processo. Vamos citar alguns:
Controle de dias trabalhados: a utilização de softwares de gestão de ponto eletrônico pode ajudar a controlar os dias trabalhados pelos profissionais, facilitando o cálculo do valor do vale-transporte a ser descontado do salário. Além disso, essas plataformas podem gerar relatórios que auxiliem na tomada de decisões para a gestão do benefício.
Controle da folha de pagamento: a utilização de um sistema de gestão de folha de pagamento pode facilitar o cálculo do valor do vale-transporte a ser descontado do salário dos trabalhadores, bem como o registro dessas informações para futuras consultas e relatórios.
Levantamento de necessidades dos trabalhadores: é possível usar formulários online ou aplicativos para smartphones para realizar o levantamento das necessidades de deslocamento dos trabalhadores. Dessa forma, você consegue obter informações mais precisas sobre a quantidade de vale-transporte necessário e os trajetos mais utilizados.
Essas são algumas das opções disponíveis para ajudar em diferentes partes do processo de gestão do vale-transporte. É importante que as empresas avaliem suas necessidades e escolham as ferramentas mais adequadas para sua realidade e perfil dos profissionais, garantindo a eficiência e efetividade na gestão do benefício.
Agora, o próximo passo é continuar entendendo como melhorar os processos da sua empresa e a satisfação dos trabalhadores, atuando em toda a jornada do profissional! Confira o nosso Checklist completo para fazer com que sua empresa tenha resultados ainda melhores:
