O vale-transporte é um benefício instituído pela Lei nº 7.418/85, no qual o empregador antecipa aos seus funcionários as despesas relativas aos deslocamentos entre residência-trabalho e vice-versa.

O VT não tem natureza salarial e é considerado um repasse indenizatório. Isso significa que, em nenhuma hipótese, ele pode ser incorporado à remuneração dos trabalhadores. Ou seja, os valores recebidos com esse benefício não podem ser usados para o cálculo de contribuição previdenciária, FGTS, férias e 13º salário.

Mas e o vale-combustível? Afinal de contas, o funcionário pode optar por usar o próprio veículo para o deslocamento ao trabalho? A resposta é sim! Nesse sentido, separamos algumas informações para você entender melhor as diferenças entre esses dois benefícios. Continue a leitura e saiba mais!

Vale-transporte ou vale-combustível?

Como explicado, o vale-transporte é mais que um benefício, é uma garantia legal de deslocamento. Já o vale-combustível é uma opção de auxílio-transporte que pode ser interessante para a empresa e para o funcionário, pois atende a uma necessidade do colaborador e agrega satisfação e valor à empresa.

A substituição do vale-transporte por auxílio-combustível é possível desde que haja acordo entre ambas as partes, empregado e empregador. Para tanto, o empregado deverá renunciar ao seu direito ao vale-transporte e, consequentemente, não sofrerá o desconto percentual de 6% ou menor valor na folha de pagamento.

Entretanto, há diferenças de regras para o repasse do benefício como adiantamento em dinheiro e por meio de cartão específico para esse fim.

Vale-combustível pago em dinheiro

O vale-combustível repassado em dinheiro tem como obrigatoriedade a comprovação de gastos com a apresentação de notas fiscais. Além disso, o benefício deverá ser lançado na folha de pagamento, integrando o salário do empregado para todos os efeitos legais — férias, 13º salário, entre outros —, bem como constituindo base de cálculo da contribuição previdenciária e do FGTS.

Cartão de auxílio-combustível

Quando o benefício é concedido por meio de cartão, não há necessidade de comprovar gastos, já que o próprio sistema consegue fazer o acompanhamento e o controle. O cartão vale-combustível empresarial substitui o sistema de adiantamento ou reembolso, tornando ágil o controle do departamento de RH em relação aos gastos com combustível.

A oferta de benefícios é uma vantagem competitiva para as empresas e auxilia na retenção de talentos, na aproximação da equipe e na satisfação com o ambiente de trabalho. O desafio maior é saber administrar com inteligência, economia e agilidade os benefícios oferecidos em sua empresa.

Por que pagar o vale-combustível em cartão?

Muitas empresas pagam o vale-combustível em dinheiro acreditando que a aquisição dos cartões e a recarga deles mensalmente será um processo oneroso e que trará poucos benefícios. Contudo, elas não poderiam estar mais enganadas.

Na sequência, confira algumas das vantagens de pagar o vale-combustível em cartão e veja por que sua organização deveria optar por fazer isso.

Segurança para o colaborador

O primeiro benefício obtido pelas empresas que optam por pagar o vale-combustível com cartão é o aumento da segurança nas transações do dia a dia. Quando o vale-combustível é pago em dinheiro e algo acontece com ele (como a perda ou roubo dos valores), não há nada que se possa fazer para substituir o que foi gasto, e esse valor é dado como perdido. Ele deve ser substituído pela empresa ou terá que sair do salário do colaborador.

Já quando o pagamento acontece com um cartão especificamente criado para isso, é possível cancelar o vale-combustível antes que ele seja gasto por outra pessoa. O saldo é transferido para um novo cartão e o uso dos valores se torna disponível imediatamente.

Autonomia na hora de abastecer

Quando um funcionário recebe o vale-combustível em dinheiro, ele precisa tomar algumas precauções, como abastecer todos os valores de uma só vez ou em um posto de gasolina perto do trabalho, para não correr os riscos de segurança que a transação de valores implica. Por isso, ele perde o direito de escolher onde e quando gostaria de abastecer seu veículo.

Com o cartão de vale-combustível, a escolha fica nas mãos do colaborador, que pode fazê-la quando for mais conveniente e em um posto em que confia. Assim, ele ganha mais liberdade.

Controle de gastos

É difícil fazer o controle de gastos com vale-combustível quando ele é pago em dinheiro. Deve-se anotar todas as saídas, guardar os documentos de reembolso por longos prazos e ficar atento para garantir que todos os valores serão pagos em dia. Tudo isso gera uma carga mental desnecessária para o departamento de Recursos Humanos, que já tem outras ocupações.

O pagamento em cartão pode ser automatizado. Nos dias determinados, os valores devidos a cada colaborador são adicionados em créditos, sem que ninguém precise fazer algo para isso. O processo é mais dinâmico para os departamentos de RH, mais pontual para os funcionários e mais eficiente para toda a empresa.

Obter dados dos cartões também é muito mais fácil. Você poderá consultá-los para entender valores, datas e horários em que o benefício foi utilizado, quais unidades da frota de carros estão gerando custo mais alto e quais não estão consumindo todos os valores de combustível disponibilizados.

Com esses dados, sua equipe poderá analisar o uso do vale-combustível com mais precisão e poderá, por exemplo, disponibilizar valores extras nos casos de viagens e outras tarefas que exigem um deslocamento maior do que o normal. Tudo com alguns cliques no computador e sem burocracia ou necessidade de dispor de valores imediatamente.

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Com o recurso certo, a gestão de mobilidade corporativa na sua empresa se tornará uma tarefa muito mais fácil. Utilize as dicas que aprendeu aqui para acompanhar com precisão esses benefícios e continue atento para as atualizações do blog para aprender mais.

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