Vale-transporte não utilizado: o que é possível fazer com ele? Às vezes o colaborador utiliza caronas — ou outras modalidades de transporte para se locomover até o trabalho — e o resultado disso é um acúmulo nos valores do vale-transporte. Mas quem tem direito a ele, o funcionário ou a empresa? E o que diz a legislação sobre a utilização destes valores?

No artigo de hoje, tiramos todas as suas dúvidas sobre vale-transporte, inclusive o que fazer com ele quando há saldo no final do mês. Pronto para aprender? Continue a leitura!

O que é vale-transporte não utilizado?

Para todos os efeitos, o vale-transporte não utilizado é aquele que já foi depositado pela sua empresa no cartão de vale-transporte dos funcionários, mas não foi usado para a locomoção durante o período. Este vale-transporte segue regras bastante rígidas, definidas pelo texto legal.

Segundo a Lei, o funcionário não tem direito a devolução dos valores de vale-transporte não utilizados. Um recurso nesse sentido já foi analisado pela 10ª Turma do TRT de Minas que determinou que, segundo o Decreto 9.5247/87, não utilizar o transporte público não dá direito à compensação dos valores.

Cabe ao departamento de Recursos Humanos conscientizar os colaboradores dessa questão. Mesmo porque é comum que funcionários tenham dúvidas a respeito dessa questão.

O texto legal do decreto supracitado diz:

“Art. 2° O Vale-Transporte constitui benefício que o empregador antecipará ao trabalhador para utilização efetiva em despesas de deslocamento residência e trabalho e vice-versa.”

Para o colaborador. O procedimento correto é fazer a averiguação dos acúmulos e determinar o pagamento de um valor menor no mês seguinte.

Por que o vale-transporte não utilizado é um problema?

O vale-transporte não utilizado é um problema porque se trata de dinheiro que a sua empresa investiu em um benefício que não foi utilizado. Embora seja direito do trabalhador, o vale-transporte deve ser utilizado sempre na locomoção para o trabalho.

Cabe aos funcionários repassarem o valor adequado de vale-transporte para sua locomoção, bem como ao departamento de Recursos Humanos avaliar se a requisição é proporcional ao trajeto realizado diariamente e que valor tem.

Ter valores de vale-transporte acumulados no cartão do trabalhador é um indicativo de um problema de gestão. Significa que a sua empresa não está dando a devida atenção ao pagamento do benefício, verificando a sua utilização ou se certificando de que ele está no valor correto. Ou seja, trata-se de dinheiro jogado fora por falta de atenção a um aspecto financeiro das suas operações.

Como você sabe, as empresas devem cortar custos e otimizar recursos sempre que a oportunidade aparecer. 

É assim que elas se mantêm competitivas e podem investir em novos recursos que as permitam ser mais produtivas, eficientes, lucrativas e, sobretudo, bem administradas.

Para entender melhor o quanto o problema do acúmulo de vale-transporte impacta as contas do seu negócio coloque no papel uma média de duas ou três eventualidades que modificam a locomoção de cada um dos seus colaboradores no dia a dia. Em seguida, some os valores por período, seja ele mensal ou anual.

Com os valores em mãos, compare com investimentos que o seu negócio gostaria de fazer, mas não pode por não ter dinheiro em caixa. Vale-transporte mal gerido é sinônimo de menos investimento no seu negócio e menos oportunidades no futuro. Portanto, fique atento a esse problema e aja para contorná-lo quanto antes.

A empresa é obrigada a fornecer o vale-transporte?

O vale-transporte é um benefício concedido aos trabalhadores no Brasil, com o objetivo de subsidiar parcialmente os gastos com deslocamento entre a residência e o local de trabalho. 

A sua regulamentação está prevista na Lei nº 7.418/1985 e no Decreto nº 95.247/1987 e estabelece uma série de direitos e deveres tanto para as empresas quanto para os empregados.

De acordo com a legislação vigente, a empresa é, sim, obrigada a fornecer o vale-transporte aos seus funcionários, desde que estes sejam contratados com carteira assinada e atendam a determinados critérios. 

O artigo 1º da Lei nº 7.418/1985 estabelece que “todo empregador, pessoa física ou jurídica, que proporcionar, por qualquer meio de transporte, em veículo próprio ou fretado, o deslocamento residência-trabalho e vice-versa, a seus empregados, está obrigado, nos termos desta lei, a fornecer vale-transporte”.

Essa obrigação se estende a todas as companhias, sejam elas públicas ou privadas, independentemente do tamanho ou ramo de atividade. É importante ressaltar que a concessão do vale-transporte não é uma faculdade da empresa, mas sim um direito do trabalhador. 

Dessa forma, a organização deve adotar todas as medidas necessárias para garantir o cumprimento dessa obrigação.

O vale-transporte precisa ser fornecido de forma antecipada, ou seja, antes que o trabalhador precise utilizar o transporte público ou qualquer outro meio de locomoção para se deslocar ao trabalho. 

Além disso, a empresa não pode substituir o benefício por antecipação em dinheiro ou qualquer outra forma de compensação, pois o vale-transporte possui natureza indenizatória e destina-se exclusivamente ao custeio das despesas de deslocamento.

É importante ressaltar que o vale-transporte não é um benefício obrigatório para todos os trabalhadores. Segundo a legislação, a companhia só é obrigada a fornecê-lo quando solicitado pelo empregado. 

Portanto, cabe ao funcionário informar ao empregador a sua necessidade de utilizar o transporte público para se deslocar ao trabalho e apresentar os documentos necessários para comprovar a sua residência e o valor das despesas de transporte.

No entanto, uma vez que o empregado solicite o vale-transporte, a empresa é obrigada a fornecê-lo integralmente, sem a possibilidade de recusar ou limitar o benefício. 

Caso a empresa não cumpra essa obrigação, estará sujeita a sanções previstas na legislação trabalhista, que podem incluir multas e outras penalidades.

Em resumo, a organização é obrigada a fornecer o vale-transporte aos seus funcionários quando estes atenderem aos critérios estabelecidos na legislação trabalhista. Essa obrigação visa garantir o direito dos trabalhadores ao custeio parcial de suas despesas de deslocamento, contribuindo para a sua mobilidade e acesso ao local de trabalho. 

Portanto, é fundamental que as companhias estejam cientes dessa obrigação e adotem as medidas necessárias para o seu cumprimento, de modo a respeitar os direitos dos seus colaboradores.

E quanto ao valor acumulado?

A empresa não é obrigada a fornecer o vale-transporte acumulado, como já falamos. De acordo com a legislação trabalhista, o vale-transporte deve ser fornecido mensalmente, de forma antecipada, para atender às despesas de deslocamento do empregado durante o mês em questão.

O objetivo do vale-transporte é subsidiar os gastos de transporte do empregado de forma regular, mês a mês, de acordo com a sua necessidade de deslocamento entre a residência e o local de trabalho. Portanto, o benefício não deve ser acumulado ao longo do tempo para ser fornecido em períodos posteriores.

É importante ressaltar que o empregado tem a responsabilidade de informar à organização, com antecedência, as suas necessidades de deslocamento e a quantidade de vales-transporte necessários para o mês em questão. 

Com base nessas informações, a empresa vai fornecer o benefício de forma adequada e em conformidade com a legislação vigente.

Caso o empregado não utilize integralmente os vales-transporte fornecidos em um determinado mês, ele não tem o direito de acumulá-los para serem utilizados em meses subsequentes. O benefício é válido apenas para o período em que foi fornecido, sem a possibilidade de ser transferido ou acumulado para outras finalidades.

O que fazer com o vale-transporte não utilizado?

Existem alguns caminhos para se seguir quando o assunto é o vale-transporte não utilizado. Abaixo, você confere algumas das opções para quando há excesso do benefício.

Depositar valor menor no mês seguinte

Uma das opções para as empresas ao perceber que há saldo não utilizado no cartão do colaborador é depositar apenas o saldo complementar no mês seguinte. Cabe ao empregador pagar apenas pelo vale-transporte utilizado, portanto, ao optar por outras modalidades de transporte o colaborador abre mão do direito e, portanto, pode receber menos do auxílio no mês subsequente.

Investir em soluções de gestão de vale-transporte

Se a sua empresa tem problemas frequentes com o excesso de saldo de vale-transporte — ou sequer consegue estimar estes valores por não ter acesso completo ao uso do benefício — é hora de começar a pensar sobre o dinheiro que está sendo desperdiçado pela gestão.

Os valores gastos com vale-transporte e não utilizados pelos colaboradores podem, facilmente, ser direcionados à aquisição de uma ferramenta que vai ajudá-lo a melhorar a gestão do vale-transporte.

As ferramentas automatizadas para gestão de vale-transporte aumentam a transparência na concessão deste benefício, facilitando o trabalho do departamento de Recursos Humanos nesse sentido.

O que a sua empresa economiza com um bom sistema de vale-transporte é mais do que o suficiente para compensar os valores que vêm sendo pagos indevidamente por falta de acompanhamento.

Como calcular o vale-transporte?

O cálculo do fornecimento do vale-transporte é realizado com base nos gastos de deslocamento do trabalhador entre a sua residência e o local de trabalho. 

A empresa deve considerar as seguintes informações para determinar a quantidade adequada de vales-transporte a serem disponibilizados:

• distância percorrida: deve-se levar em conta a distância em quilômetros entre a residência do empregado e o local de trabalho. Essa informação é fundamental para estimar os custos de transporte;
• valor da passagem: a companhia precisa verificar o valor da tarifa do transporte público utilizado pelo empregado. Geralmente, essa informação é obtida junto às empresas de transporte ou órgãos responsáveis pela gestão do sistema de transporte na região;
• quantidade de dias trabalhados: é necessário considerar a quantidade de dias efetivamente trabalhados pelo empregado no mês. Isso ajuda a determinar o número de vales-transporte necessários.

Com essas informações em mãos, o cálculo do fornecimento do vale-transporte pode ser feito com as seguintes estratégias.

Calcular a despesa mensal de transporte 

Multiplicar o valor da passagem do transporte público pela quantidade de dias trabalhados no mês, considerando, claro, ida e volta.

Exemplo:

Valor da passagem: R$ 4,00

Valor da passagem combinada (ida e volta): R$ 8,00

Quantidade de dias trabalhados no mês: 22 dias

Despesa mensal de transporte = R$ 8,00 x 22 = R$ 176,00

Calcular a parcela de custeio do empregado 

De acordo com a legislação, o empregado deve arcar com uma parcela do custo do vale-transporte. Essa parcela não pode exceder 6% do seu salário básico. Portanto, a empresa precisa descontar esse valor total do salário.

Exemplo:

Salário básico do empregado: R$ 2.500,00

Parcela máxima de custeio (6% do salário básico): R$ 150,00 (R$ 2.500,00 x 0,06)

Portanto, nesse caso, só pode ser descontada essa quantidade e o resto a companhia tem que arcar.

Caso o valor fosse a mesma coisa que o valor do transporte calculado (R$ 176), o desconto seria exatamente isso. Caso o valor do desconto fosse maior, a companhia seria obrigada a apenas descontar o valor do transporte.

É importante ressaltar que esse cálculo deve ser realizado mensalmente, levando em consideração possíveis variações nos valores das passagens ou nos dias trabalhados. Dessa forma, garante-se que o benefício seja fornecido de acordo com as necessidades reais do empregado.

Por que é importante fazer gestão de vale-transporte?

A gestão de vale-transporte é um papel importante do departamento de RH. É ela que vai garantir que problemas como o acúmulo de saldo nos cartões de transporte dos trabalhadores não se tornem dor de cabeça para a empresa.

Como você pode ver ao longo do artigo, é imprescindível agir de maneira correta em relação ao vale-transporte. A gestão realizada com auxílio de softwares criados especialmente para isso torna muito mais simples saber quanto há de saldo nos cartões, que membros da equipe recebem o benefício e como o administram.

Afinal, a falta de gestão é a grande vilã no acúmulo de saldo. Com a VR Mobilidade, sua empresa otimiza a gestão do vale-transporte, garantindo os repasses corretos para os colaboradores e certificando-se da real necessidade do benefício – motivo de economia imediata para as empresas.

Pronto para começar a economizar o vale-transporte não utilizado? Clique aqui e preencha o formulário para entrar em contato com os nossos especialistas!