O trabalho realizado pelo departamento de Recursos Humanos pode determinar os caminhos pelos quais a empresa é conduzida. Quando as melhores decisões são tomadas, as chances de que as exigências das leis trabalhistas sejam cumpridas, sem que o orçamento predefinido seja comprometido, são muito maiores.

Para isso, além de boa capacidade gerencial, é muito importante adotar recursos tecnológicos, como um bom sistema de roteirização de vale-transporte. Por meio desse tipo de ferramenta, é possível melhorar a gestão de benefícios da organização e usufruir de uma série de vantagens.

Entre elas, podemos citar aumento da produtividade dos funcionários, melhoria do clima organizacional, economia de recursos do negócio, redução da burocracia nos processos realizados pelo RH e contabilidade, entre outras.

Preparamos este conteúdo para que você saiba o que é roteirização de vale-transporte, de que forma ela impacta a gestão de benefícios, o que diz a legislação sobre isso e quais as vantagens de investir nesse recurso. Continue a leitura do artigo para saber mais sobre o assunto!

O que é roteirização de vale-transporte e qual diferença entre ela e a gestão?

Como você já deve saber, o vale-transporte é um benefício destinado exclusivamente para custear os gastos do funcionário com o trajeto da casa para o local de trabalho e vice-versa, correto? Dada a informação, quando falamos em gestão de vale-transporte, estamos nos referindo a todas as medidas que têm como objetivo otimizar essa rota, de forma que ela não apenas seja eficiente para o colaborador, como também, seja economicamente viável para a empresa.

A roteirização de vale-transporte é, justamente, o uso de uma ferramenta capaz de encontrar a melhor rota de deslocamento entre dois pontos e isso só é possível graças aos avanços tecnológicos em geolocalização. Entre eles, um sistema que analisa itinerários, mapas, baldeações e integrações, levando em consideração todas as regras tarifárias da região em que cada funcionário mora.

Por meio das informações obtidas e com os parâmetros corretos preestabelecidos, a ferramenta consegue fazer uma varredura completa e identificar todas as possibilidades de trajeto que interliguem os dois pontos. Assim, aponta a melhor alternativa do ponto de vista de comodidade para o trabalhador e economia para a empresa.

O que a legislação diz sobre a roteirização de vale-transporte?

De acordo com as leis trabalhistas, o vale-transporte é um benefício que as empresas têm a obrigação de oferecer aos seus colaboradores. Ele precisa ser concedido antecipadamente e deve garantir o valor suficiente para que o profissional se desloque de sua residência até o trabalho durante todo o mês.

Além disso, o valor do vale-transporte não tem caráter salarial, isto é, não pode ser incorporado à remuneração do funcionário e não deve ser tributado. Contudo, também existem obrigações por parte do trabalhador em relação à concessão do benefício.

Ele deve ser usado exclusivamente para o deslocamento ao qual foi destinado (casa e trabalho) e não deve ser empregado para outras finalidades. Isso deixa implícito que, caso haja um saldo ao final do mês, não pode ser acumulado, permitindo que a empresa desconte o valor na próxima recarga — uma prática que fica sob responsabilidade do RH na gestão de vale-transporte.

Quais os benefícios da roteirização do vale-transporte?

Agora que você já sabe qual a diferença entre gestão e roteirização de vale-transporte e o que a legislação diz sobre o assunto, mostraremos algumas das principais vantagens de investir em uma ferramenta para auxiliar o departamento de RH em suas tarefas relacionadas à otimização de trajetos dos funcionários.

Economia de gastos

O vale-transporte é uma das três maiores despesas do departamento de Recursos Humanos, juntamente ao vale-refeição e à folha salarial. Portanto, uma das vantagens da roteirização de vale-transporte é que ela ajuda a reduzir uma parte significativa dos gastos da empresa com benefícios, aumentando a sua sobrevida financeira, o que é crucial, principalmente, em tempos de crise.

O fato é que, com trajetos mais eficientes, é possível enxugar o uso de recursos da organização e a melhor parte: sem deixar de cumprir com as exigências das leis trabalhistas e proporcionando as melhores rotas aos funcionários.

Redução de fraudes

Uma ferramenta tecnológica de roteirização de vale-transporte altamente funcional é capaz de reduzir o índice de uso inadequado do benefício. Entre eles, uso do vale-transporte para outros fins que não sejam o deslocamento entre a casa e o local de trabalho, troca por outros recursos, e outras práticas que não condigam com as políticas trabalhistas.

Geração de dados

O uso da tecnologia como solução para as mais variadas questões cotidianas nas empresas tem se tornado cada vez mais comum. Isso, devido à sua capacidade de colher informações para otimizar os processos de maneira automática.

Dentro desse contexto, esse tipo de plataforma registra todas as informações de geolocalização e históricos de interação dos funcionários. Assim, cria um banco de dados que tem como principal finalidade a otimização de rotas, a economia de recursos e a melhoria da mobilidade corporativa.

Otimização do benefício

Sem uma ferramenta de gestão e roteirização de vale-transporte, a empresa não tem os recursos necessários para garantir que os funcionários utilizem os melhores e mais econômicos trajetos. Isso afeta não só a qualidade de vida do time de profissionais, mas também, a mobilidade urbana como um todo.

Além disso, um dos benefícios dessa ferramenta é que a organização passa a ter processos padronizados e, consequentemente, o uso do benefício otimizado. Dessa forma, abre margem para que os recursos sejam aplicados de maneira mais eficiente em outras áreas da empresa, como em treinamentos corporativos ou melhorias estruturais.

Como você pôde contemplar neste conteúdo, para que a sua empresa usufrua de todos os benefícios citados, é altamente indicado aderir à roteirização de vale-transporte. Afinal, ela só tem a agregar vantagens ao seu negócio.

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