As dificuldades orçamentárias pelas quais o país está passando acabam se refletindo em todos os ramos da vida dos brasileiros — e, com as empresas, isso não é diferente. Portanto, a redução de custos operacionais na operação pode trazer resultados positivos para as suas finanças.

Há diversas práticas que podem ser adotadas para diminuir os seus custos, como melhorar o processo de contratação, monitorar as horas extras dos funcionários, fazer campanhas internas para estimular a economia dentro da organização e revisar os benefícios oferecidos.

Uma vez que os desperdícios financeiros são cortados, você gera economias que, futuramente, poderão ser investidas em projetos inovadores para agregar valor ao seu grupo de colaboradores e à produtividade do negócio.

Pensando nisso, preparamos este artigo para ajudar você a reduzir custos na sua organização e poupar valores para novos investimentos. Continue a leitura!

Mapear os seus processos operacionais

Antes de qualquer coisa, é necessário ter um conhecimento aprofundado sobre os seus processos, o que permite entender quais deles geram mais ou menos custos e quais setores é possível fazer cortes sem que a produtividade e eficiência da companhia seja prejudicada.

Sendo assim, comece com o mapeamento dos seus processos operacionais, analisando quais são os seus pontos fortes e fracos do ponto de vista financeiro. Ou seja, quais as operações que necessitam de ajustes para serem mais baratas e aquelas que mesmo tendo um custo mais elevado apresentam retorno garantido, logo, não podem ser alteradas.

Além disso, também é recomendável realizar uma pesquisa sobre todos os pontos da empresa que podem ser modificados para se tornarem mais econômicos, como limpeza e manutenção.

Melhorar o processo de contratação

A incumbência do setor de Recursos Humanos não é unicamente realizar admissões de novos talentos. As atuações desse setor têm uma abrangência em quase toda a organização. Por isso, as decisões dos gestores devem ser realizadas de forma estratégica para reduzir custos na empresa.

O turnover é um fator negativo dentro da organização, e vários são os fatores que levam a esse acontecimento. Podemos citar como exemplo: problemas de gestão, incapacidade profissional, recrutamento ineficiente e outros.

E, ainda, no período em que um cargo está vago, a empresa tem algumas perdas no que se refere à produção e aos lucros, por falta de funcionário.

O processo de entrada e saída de colaboradores requer um determinado custo para a organização e influencia suas finanças. Portanto, evitar turnover na empresa é o essencial para reduzir custos.

Monitorar as horas extras dos funcionários

O pagamento de hora extra leva muitas empresas a perdas significativas, pois, geralmente, o valor de cada hora a mais que um funcionário permanece na empresa é maior que o valor dos horários normais. Para reduzir custos na organização, é necessário evitar hora extra. Veja algumas sugestões:

• insira sistema de banco de horas;
• diminua tarefas burocráticas;
• redistribua trabalhos;
• treine os colaboradores;
• implante novas tecnologias.

Outra forma de não permitir que as horas extras aconteçam é cada colaborador trabalhar com tarefas específicas, pois as multitasks (multitarefas) tornam o trabalho mais complexo e consomem mais tempo para serem concluídas, tendo a necessidade, algumas vezes, de o funcionário permanecer na organização por mais tempo.

Fazer campanhas para estimular a economia dentro da empresa

Os gastos que uma organização tem diariamente chegam a ser dispendiosos. A intenção de um trabalho perfeito e o oferecimento de conforto aos seus colaboradores requerem da organização valores onerosos. Com economia, você tem a oportunidade de investir em projetos grandiosos — que possam dar mais qualidade de vida aos funcionários — e no desenvolvimento da empresa.

Implementar a redução de custos no empreendimento para alcançar novos objetivos é uma prática que requer atenção e colaboração de cada membro do grupo. Mas, para que essa ação ocorra de forma eficaz, é indispensável criar campanhas de conscientização na empresa para que realmente haja resultados.

Inicie reduzindo o uso de energia com estas ações:

• desligar os computadores da tomada no fim do dia, o que evita que eles fiquem em stand-by;
• aproveitar a ventilação natural abrindo janelas e portas;
• investir no uso de ventiladores em tempos possíveis;
• usar lâmpadas econômicas;
• economizar água instalando torneiras com sensor;
• coletar água da chuva para regar os jardins, lavar calçadas e jogar no banheiro.

Invista na política da “louça permanente” como regra da empresa, conscientize no momento da admissão. O funcionário deve deixar no seu armário: prato, colher, garfo, faca, caneca, garrafinha, copo e, assim, eliminar o uso de descartáveis. É interessante presentear seus colaboradores com copos personalizados para motivá-los.

Os materiais de limpeza também costumam causar um elevado valor mensal para manter o ambiente aconchegante aos funcionários, mas convenhamos que alguns gastos são desnecessários e podem ser reduzidos com a compra de produtos de marcas de valor inferior.

Quanto à utilização de materiais operacionais, mobilize seu grupo a economizar papel: utilizar a impressora somente em casos essenciais, desfrutar da tecnologia para digitalizar e enviar documentos etc.

Negociar com fornecedores

É importante que os seus fornecedores ofereçam o melhor custo-benefício, ou seja, produtos que atendam à qualidade desejada por um custo justo. Antes de fechar contrato com qualquer empresa, é imprescindível realizar uma pesquisa de mercado para avaliar quais fornecedores podem atender a esse quesito.

A partir daí, não hesite em negociar as melhores condições de valores e pagamentos com as empresas. Em pedidos maiores e feitos com maior frequência, por exemplo, você pode pedir descontos.

Se a sua empresa mantém os mesmos fornecedores por anos, o ideal é revisar os contratos firmados e verificar se os preços cobrados estão de acordo com o mercado. Caso perceba alguma discrepância, pode-se tentar um acordo com valores mais acessíveis ou buscar novos fornecedores.

Analisar o fluxo de caixa

Fazer uma análise detalhada do seu fluxo de caixa também é uma estratégia indispensável para reduzir os custos operacionais. Isso porque, o estudo dos seus gastos e receitas permite compreender quais áreas ou atividades demandam mais recursos do caixa da organização.

Com essas informações em mãos, é hora de averiguar as razões para o aumento dos custos e buscar soluções adequadas para reduzi-los. Para que tudo isso seja viável, é necessário ser uma empresa organizada, registrando, absolutamente, todas as entradas e saídas do caixa corporativo.

Evitar desperdícios

Realizar campanhas internas que estimulem os colaboradores a economizar os recursos da empresa é um ótimo passo para reduzir desperdícios, mas não é o suficiente. Uma estrutura de encanamento demasiadamente velha, por exemplo, pode dar origem a vazamentos que elevam a conta de água da organização.

Sabe aquelas torneiras que estão sempre pingando no banheiro dos colaboradores? Ou aquela fiação elétrica que está sempre dando problemas? Troque-as o quanto antes, pois elas também estão aumentando os seus custos operacionais.

Muitas empresas negligenciam a necessidade de fazer manutenções periódicas e acabam pagando um preço caro demais por esse descuido devido a incidentes e prejuízos difíceis de reverter.

Portanto, de tempo em tempos é recomendado fazer manutenção com o suporte de profissionais devidamente capacitados, a fim de evitar que a estrutura da empresa e os seus equipamentos que são essenciais para o funcionamento dos seus serviços venham a estragar e gerar custos ainda maiores.

Revisar os benefícios oferecidos

Uma forma de atrair os melhores talentos e motivar o grupo de colaboradores é oferecendo diversos benefícios, Porém, alguns deles tomam uma parte elevada das finanças da empresa.

Para reduzir custos nas políticas dos benefícios que a empresa já oferece aos colaboradores, existe a possibilidade de ajustá-los para diminuir certa quantidade de gastos. É possível diminuir custos no plano de saúde dos funcionários, transformando-o em sistema de coparticipação — situação em que o funcionário é responsável por determinada porcentagem do pagamento.

Quanto à utilização de vale-transporte, por ser oferecido conforme normas legais, é um direito obrigatório dos funcionários. Porém, implantar uma gestão com gerenciamento eficiente pode oferecer uma redução de custos significativa quanto à utilização do benefício.

Existem no mercado softwares específicos para vale-transporte que têm uma diversidade de benefícios que podem transformar a vida dos seus colaboradores. São ferramentas que proporcionam a inter-relação, incentivo a se movimentar de forma sustentável, e gerenciamento de tempo etc. Adotar esse tipo de sistema pode fazer a diferença na sua empresa e melhorar a qualidade de vida aos colaboradores.

Escolher um sistema de vale-transporte renomado nessas diversas atividades é uma decisão que pode elevar ainda mais a redução de custos para beneficiar os colaboradores e a empresa. A Audaz Tecnologia tem impactado a gestão de vale-transporte de muitas organizações com uma redução de custos de mais de R$ 200 milhões para os seus clientes.

Como percebemos, o setor de Recursos Humanos é responsável por inúmeras operações que a empresa realiza, portanto, é uma área que necessita de recursos financeiros para que suas atividades aconteçam.

Nesse sentido, a redução de custos operacionais desnecessários, como desperdício de água e luz, turnover, hora extra, e de alguns benefícios, é substancial para o seu bom desempenho. Ao minimizar esses gastos, a organização tem a oportunidade de investir em novos projetos para expandir sua produtividade.

Compreendeu como é significativo reduzir custos em diversas práticas do dia a dia? Quer resolver esse problema na sua organização? Então, faça contato conosco! Temos a melhor solução para sua empresa.