A contratação de um trabalhador requer a coleta de uma série de documentos e informações, além da assinatura de contratos e termos. Mas será que uma atividade tão administrativa como o processo de admissão afeta a marca empregadora?
A resposta é sim! E de diversas formas! Entenda que reputação da marca empregadora é basicamente o que as pessoas pensam sobre a empresa como lugar para trabalhar. Então, imagine como um processo burocrático pode afetar, tanto a pessoa que está sendo contratada, como a responsável pela contratação, de forma negativa ou positiva, a depender de como esse fluxo ocorre.
Por isso, este artigo traz diversas ponderações úteis sobre o processo de admissão, que vão servir para ajudar desde o dono de pequenas e médias empresas até profissionais das áreas de recursos humanos e departamento pessoal.
Você vai perceber que é possível simplificar e centralizar um processo burocrático. E ainda trazer agilidade e praticidade para você e para o seu contratado, além de agregar valor para sua marca empregadora. Segue a leitura, que tem muita informação boa!
Processo de admissão e jornada do colaborador
Independente do tamanho de uma organização e da quantidade de empregados, saiba que sempre existirá algo em comum entre as empresas: todas precisam coletar documentos e informações dos funcionários no momento de suas contratações.
Apesar de parecer simples a etapa de envio e recebimento de documentos e formulários, este processo pode ser desgastante, tanto para o trabalhador que está sendo admitido, como para aquele que executa essas tarefas. E tudo isso impacta diretamente na jornada do colaborador.
Se você é profissional de RH de uma empresa maior, já deve ter ouvido falar neste termo. Mas se você não sabe do que se trata, não se preocupe, pois aqui vai a explicação:
Jornada do colaborador é toda experiência que o funcionário tem com a sua empresa, desde o primeiro contato, ainda no processo seletivo, até o momento em que ele é demitido ou pede demissão.
A importância de melhorar a jornada do colaborador
A jornada do colaborador é composta por várias etapas e é possível trabalhar de forma assertiva em cada uma delas. Ao fazer isso, você atinge resultados positivos para a empresa e mais satisfação e produtividade para o trabalhador.
Para entender melhor sobre isso, dê uma olhada neste e-book gratuito que detalha a jornada do colaborador. Este material foi desenvolvido para ajudar você a mapeá-la e atuar estrategicamente em cada momento.
É indicado tornar esse percurso do colaborador mais satisfatório, por meio da aplicação de diversas ações diretamente ligadas à estratégia e propósito da organização. Além disso, a inclusão de processos internos eficazes beneficiam e podem aumentar o engajamento e a retenção de funcionários.
Mas é possível começar com ações simples, passíveis de serem implementadas tanto pelo pequeno empreendedor como por uma empresa maior e já mais estruturada.
A importância de melhorar o processo de admissão
Dentro do processo de admissão é importante pensar em formas de deixá-lo fluido. Isso porque essa será a primeira impressão da empresa para o funcionário que está entrando.
O processo de admissão é o primeiro contato do trabalhador com os procedimentos da empresa. Portanto, ele irá começar a perceber como ela opera essa gestão de dados e atividades burocráticas administrativas.
Vamos analisar o processo de admissão sob as perspectivas de cada um dos dois lados envolvidos: do colaborador e do profissional responsável pela atividade de registrar este novo funcionário.
Como a admissão é vista pelo profissional que faz a contratação
Seja você um profissional de DP, RH, administrativo ou mesmo o dono de uma pequena empresa, que acaba sendo o responsável pelas contratações, normalmente precisa seguir um fluxo no processo de admissão. Em alguns casos, onde não existe um processo de contratação assertivo, ele costuma ser mais ou menos assim. Veja se você se identifica:
- Um candidato passa no processo seletivo.
- Em seguida, você entra em contato por ligação, e-mail ou whatsapp, envia a carta proposta e recebe a resposta.
- Aí envia a lista de documentos necessários para realizar a admissão, recebe fotos dos documentos, muitas vezes sem resolução ou ilegíveis.
- Então você responde de volta pedindo para reenviar, mas o contratado não envia tudo o que precisava.
- Mais uma vez você responde de novo, agora pontuando o que falta.
- Ainda tem também um ou outro formulário que a pessoa precisa preencher, mas ela retorna de forma incompleta.
- Você responde novamente tirando dúvidas e explicando a necessidade de completar todas as informações…
E o fluxo vai se arrastando neste vai e volta.
É possível continuar descrevendo muitas idas e vindas de mensagens, envios e reenvios neste processo, mas só de ler já deu pra cansar e sentir um leve estresse, concorda? E nem chegou ainda na parte de como organizar todos estes e-mails, salvar ou imprimir para agrupar a documentação e todas as informações.
Então concordamos que um processo necessário e importante como o de admissão, poderia ser muito mais leve, rápido e objetivo, em vez de ser tão desgastante e dar tanto trabalho assim?
Como a admissão é vista pelo trabalhador contratado
Imagine a seguinte situação: você acabou de receber a notícia de que foi selecionado para a vaga tão desejada. Aí você recebe o contato do profissional de RH/DP ou administrativo da empresa ou o próprio dono do negócio, no caso de empresas menores. Ele informa a lista de documentos que você precisa enviar e formulários que precisa preencher.
Você, então, sai em busca de todos os seus principais documentos e também daqueles que costuma guardar em pastas. Em seguida, vai fotografando um por um, anexando num e-mail e, quando clica em enviar, percebe que os arquivos estão enormes. Mas você não sabe reduzir, então vai assim mesmo… Prontinho?
Não, pois agora tem uns três formulários para preencher, mas eles estão em pdf e você não sabe como torná-los editáveis. Por isso, você vai atrás de uma impressora, imprime, preenche a mão, tira foto e anexa a um novo e-mail. Mas recebe uma resposta informando que está ilegível. Ok, nem todo mundo sabe que existem sites que convertem pdf em word, então, alguém pode muito bem ter tido todo esse trabalho aí…
Poxa, a alegria de iniciar num emprego novo começa a se tornar um pouco estressante. Mas tudo bem, vale a pena todo o esforço. Afinal, essa burocracia daqui a pouco termina e, em breve, você estará livre disso, certo? Mas será que precisava mesmo ser assim?
Jornada do colaborador e marca empregadora
A jornada do colaborador começa antes mesmo do seu primeiro dia de trabalho, a partir do momento em que ele aceita o convite e a carta proposta da empresa. A partir daí, ele passa a viver a experiência do colaborador ou employee experience, parte importantíssima no trabalho de employer branding, ou seja, na gestão da marca empregadora de uma empresa.
A gestão da marca empregadora envolve um trabalho não só a favor da atração de talentos, como também pela manutenção e engajamento deles. Mas se você está pensando que isso só é possível com ações de marketing ou comunicação, se engana! Processos simples, facilitados e fluidos também impactam diretamente na satisfação dos funcionários.
A admissão pode deixar de ser um processo cheio de obstáculos para se tornar um fluxo tranquilo e rápido. E dessa forma, ser visto até como um diferencial pelos colaboradores.
Como otimizar o processo de admissão
Otimizar e automatizar processos é importante para qualquer empresa ser mais estratégica e poder focar no que realmente importa: gerar valor para o cliente, gerar receita para a organização e manter funcionários talentosos.
Portanto, indiferente do porte da empresa, se ela tem ou não uma área ou um profissional dedicado a contratações, departamento pessoal ou recursos humanos, é preciso dar agilidade, praticidade e segurança ao processo de admissão.
Existem plataformas que facilitam o recebimento e armazenamento de documentação admissional. Inclusive, algumas ferramentas automatizam o processo e são até gratuitas, como o VR Admissão, possibilitando o uso por micro e pequenas empresas também.
Alguns benefícios que este software é capaz de entregar:
- Simplificação e agilidade no processo
- Digitalização, armazenamento e centralização de documentos
- Segurança de dados, conforme LGPD
- Suporte online, tanto para a empresa como para o profissional contratado
- Importação de relatórios e formulários
- Compatibilidade com tablets e celulares
- Personalização de fluxos, de acordo com a necessidade da empresa
Por meio de uma plataforma como essa, é possível contratar funcionários de forma eficiente e totalmente digital. E o melhor: gastando pouco tempo nesse processo. Isso garante mais autonomia ao profissional contratante e mais comodidade ao trabalhador contratado.
O processo pelo VR Admissão pode ser resumido em três etapas:
- Envio: o colaborador anexa a documentação digitalizada diretamente na ferramenta.
- Recebimento: o profissional de DP, RH ou a pessoa responsável pela contratação armazena os documentos, formulários, exames, tudo em um só lugar.
- Validação: as etapas podem ser personalizadas para a aprovação da documentação.
E aí, sua empresa ainda faz admissão como “os incas faziam”? Você ainda sofre com conferência manual, papelada, demora e vai-e-vem de envios? Então é hora de melhorar esse processo. E saiba que não é só uma questão de inovar, mas até mesmo de gerar valor para sua marca empregadora.
