Com as normas da nova Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), as empresas precisam adequar seus setores de RH, sobretudo, no que diz respeito à coleta e ao tratamento dos dados pessoais de colaboradores. Mesmo assim, os impactos da LGPD no RH ainda são desconhecidos para muitos gestores.

Além do departamento de RH, todos os setores das companhias que tratam dados serão afetados pela legislação. Hoje em dia, manter a proteção dos dados é uma exigência para todos os tipos de negócios, tendo em vista que cada vez mais profissionais e usuários desejam ter maior transparência no uso de suas informações.

Acompanhe, a seguir, e confira quais são os principais impactos da LGPD no RH e como as empresas podem se adaptar diante das mudanças!

O que a LGPD diz sobre os processos de RH?

A Lei Geral de Proteção de Dados é tida como um grande avanço para a gestão do RH. A legislação traz informações e exigências para todas as frentes de trabalho das empresas, e o que se espera é que a LGPD impacte significativamente a gestão de pessoas e a segurança dos dados de colaboradores, gestores, parceiros de negócios e clientes.

Com as diretrizes da nova legislação, que já está em vigor desde maio de 2021, as companhias devem elaborar um plano de ação estratégico para se adequar às mudanças, sobretudo, as que dizem respeito aos processos de RH. 

O setor é responsável por armazenar e gerenciar grande parte das informações pessoais dos profissionais, realizando a administração dos dados de contratações, afastamentos, licenças, demissões, entre outros.

Embora a LGPD seja ainda bastante recente, os colaboradores de RH consideram a nova lei como um importante marco para a proteção de dados pessoais e para a preservação da privacidade dos profissionais. As regras trazem mais rigidez na coleta e no tratamento de dados pessoais, principalmente, em meios digitais.

A legislação define, por exemplo, que todas as informações que podem identificar uma pessoa são caracterizadas como dados pessoais, como nome, origem étnica ou racial, orientação sexual, estado de saúde, entre outras. Tendo em vista as diretrizes da LGPD, é fundamental que as empresas se planejem o quanto antes e se adaptem às novas exigências.

Quais são os impactos da LGPD no RH?

Os dados dos colaboradores são a base de trabalho dos profissionais de RH, sendo parte integrante da rotina da empresa. Esses especialistas utilizam as informações em diversos momentos e de maneiras diferentes, como para traçar planos de gestão estratégica e acompanhar o clima organizacional.

A gestão de pessoas só pode ser realizada com o acesso aos dados pessoais dos profissionais da companhia. Além disso, o setor de RH também manipula dados mais sensíveis, como informações bancárias, histórico médico, endereços e telefones pessoais.

A LGPD vem, justamente, impactando o tratamento desses dados nos empreendimentos. Caso as informações não sejam armazenadas e utilizadas de forma segura, a empresa corre risco de ameaças cibernéticas e invasão de hackers ao banco de dados.

Esse tipo de situação traz diversos prejuízos, tanto para os colaboradores quanto para a companhia. A LGPD no RH é essencial, principalmente, porque obriga os negócios a adequarem seus métodos e processos de coleta, tratamento e armazenamento de dados, tendo em vista as regras previstas na legislação.

Com o avanço da transformação digital no departamento de RH, será necessário modernizar os processos de gestão. Sendo assim, a empresa pode melhorar a preservação dos dados de colaboradores que já trabalham na organização e, também, de futuros candidatos às vagas.

Portanto, é importante que o setor de RH seja cauteloso e utilize os dados pessoais dos profissionais apenas para a organização dos processos de gestão, como recrutamento e seleção. Com isso, será possível garantir maior segurança sobre as informações das pessoas envolvidas com o empreendimento.

Como adequar a empresa às novas mudanças?

As empresas, órgãos e entidades que não estiverem de acordo com a LGPD estão sujeitas a punições legais, como multas por infração cometida. Isso porque a nova lei apresenta impactos diretos nos processos de RH, o que exige a melhora da gestão de contratações, desligamentos, entre outras práticas.

O departamento de RH deve, primeiramente, ter uma declaração de consentimento do colaborador, indicando a finalidade dos dados coletados e por quanto tempo eles serão armazenados pela companhia. A LGPD determina que apenas as informações essenciais para o negócio sejam coletadas.

Ao realizar um processo seletivo de recrutamento, por exemplo, a gestão precisa avaliar a necessidade de solicitar determinadas informações que não estão diretamente ligadas às atividades exercidas pelo empreendimento, como orientação sexual e estado civil. Isso vale tanto para a contração de futuros candidatos quanto para os colaboradores que já atuam na empresa.

Hoje em dia, há uma série de tecnologias que podem atestar a segurança das informações que são tratadas e armazenadas pelo setor de RH. Softwares de gestão, por exemplo, permitem analisar o dia a dia de trabalho, e são bastante úteis para o gerenciamento dos pontos e da folha de pagamento.

Os colaboradores também devem ser treinados a respeito do correto tratamento e manipulação dos dados, a fim de evitar problemas com vazamentos, perdas e fraudes. A empresa, de qualquer maneira, deve elaborar políticas internas de uso e compartilhamento para que todos saibam quais informações podem ou não ser divulgadas.

Com a LGPD, todos os negócios devem se adaptar às regras e tornar o departamento de RH mais seguro e transparente. A lei já está vigorando e, sem a adequação, os empreendimentos têm mais chances de sofrer sanções administrativas e penalidades.

As repreensões vão desde advertência a multa de até 2% do faturamento da empresa, entre outras sanções dispostas na lei. Por isso, o mais indicado é se prevenir e aplicar as mudanças exigidas pela LGPD o quanto antes no setor de RH e em todas as áreas de gestão da companhia.

Os impactos da LGPD no RH representam, para além de novas diretrizes, uma oportunidade para a modernização e para o aperfeiçoamento da segurança dos dados da organização. A legislação prevê um tratamento de dados muito mais íntegro e transparente, e o estabelecimento de políticas internas que favorecem a competitividade do empreendimento.

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