Entre os diversos benefícios que as empresas fornecem aos seus colaboradores, o vale-transporte talvez seja o principal deles. Até pelo seu alto custo e por ser uma contrapartida prevista em lei, trata-se de algo intrínseco à contratação de pessoas e que precisa ser administrado da melhor forma possível — é aí que entra uma gestão de vale-transporte inteligente.

Essa é uma tarefa que cabe aos gestores de Recursos Humanos. Ela gira em torno de encontrar formas de melhorar a administração e o repasse do benefício e há várias estratégias que podem ser empregadas para torná-la mais eficiente.

Neste artigo, mostramos tudo o que você precisa saber para fazer uma gestão de vale-transporte de maneira bem-sucedida na empresa em que trabalha. Confira!

Por que melhorar a gestão de benefícios é importante?

O gerenciamento nessa área diz respeito a todo o processo de identificação, definição, planejamento, acompanhamento e pagamento de quaisquer benefícios aos colaboradores de uma empresa. Entre eles, alguns são de caráter obrigatório, regulamentados pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT):

• Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS);
• adicional de férias;
• décimo terceiro salário;
• vale-transporte.

Porém, algumas empresas optam por disponibilizar outras vantagens como forma de melhorar a qualidade de vida de seus empregados e buscar diferenciação em relação às concorrentes. Podemos citar subsídios para academia, cursos de inglês e planos de saúde extensivos aos dependentes.

Nesse sentido, a contratante espera se tornar mais competitiva e, assim, atrair e reter grandes talentos. Agora, pense na quantidade de colaboradores e de benefícios que podem ser oferecidos.

Quanto mais empregados houver na empresa, maior será a dificuldade de controlar todo esse processo. São valores que, apesar de ser recorrentes, podem mudar de um dia para outro, porque:

• pessoas foram contratadas ou demitidas;
• algum fornecedor foi alterado;
• o governo fez alguma alteração na legislação.

Desse modo, é fundamental que os profissionais de gestão de pessoas estejam atentos a esse gerenciamento, para que tudo aconteça conforme o esperado. Por exemplo, imagine certo grupo de colaboradores que, por algum problema, ficou sem receber o vale-alimentação no mês. Consegue avaliar o transtorno?

Além disso, a boa gestão é capaz de influenciar diretamente a redução de custos e a auditoria de utilização dos benefícios ofertados. Com o controle mais ativo, é possível identificar oportunidades, negociar melhores contratos com os parceiros e, principalmente, ter ciência da efetividade da percepção de valor por parte dos empregados.

Por que é preciso se manter atualizado sobre a complementação de créditos?

A complementação do benefício é uma das formas mais eficientes e conscientes de melhorar a gestão do vale-transporte. Afinal, ela evita que ocorra o acúmulo de créditos não utilizados no mês e, assim, não permite que, em longo prazo, ocorra a expiração deles.

Como consta no próprio termo, essa medida tem a finalidade de fazer a complementação dos valores correspondentes ao vale-transporte, para que colaborador se desloque da sua casa para o trabalho, e vice-versa, dentro do período determinado (semana, mês etc.).

Pense no caso de um colaborador que informe ao RH que precisa de R$150,00 de vale-transporte para realizar o trajeto casa-empresa (ida e volta) durante o mês. A organização deve depositar uma parte do benefício (R$90,00) e, posteriormente, complementar os créditos (R$60,00) para atingir o saldo total (R$150,00).

Dessa forma, se o funcionário utilizar apenas os R$90,00 do vale-transporte, não haverá risco de sobra de R$60,00, que pode representar desperdício de recursos. Com base nesse contexto, a empresa pode fazer uma nova recarga no valor de R$90,00 no próximo mês.

Caso a complementação de crédito seja necessária para que o empregado se dirija ao trabalho, deverá fazer um comunicado ao RH ou solicitar no sistema de gestão de vale-transporte adotado pela companhia.

Se você tem alguma dúvida sobre a viabilidade de “diminuir” o benefício, saiba que a prática tem amparo na lei (Artigo 2° da Lei 7.418). Nela, embora seja estabelecido que o vale-transporte é um benefício, não é determinado que ele tenha natureza salarial. Lembrando que, em hipótese alguma, ele deve ser incorporado ao salário do funcionário.

Por questões como essa, a complementação de crédito é legal, isto é, é uma conduta que pode ser praticada de maneira regular por qualquer organização. Assim, a empresa pode fazer a gestão de vale-transporte de maneira produtiva e econômica, já que evita gastos desnecessários dos recursos.

Como fazer a gestão inteligente de vale-transporte?

Provavelmente, você já vivenciou diversas dificuldades para fazer o gerenciamento do vale-transporte na sua empresa, correto? É um processo bastante trabalhoso e que pode estar sujeito a inúmeros erros.

Afinal, são muitos funcionários que, por vezes, precisam de transportes que devem ser contratados junto a diversos fornecedores, com valores diferentes. Isso, sem falar em colaboradores novos, demissões, descontos por períodos de férias etc.

Esse cenário fica ainda mais complexo no caso de a empresa ter diversas filiais em cidades distintas. As operadoras não são as mesmas e os sistemas de compra do benefício são diferentes e complicados — tornando a etapa da compra de créditos excessivamente difícil.

Vale ressaltar que a utilização do vale-transporte deve ser feita apenas com a finalidade do deslocamento para a empresa. Também é vedado que o funcionário repasse o benefício a um terceiro.

Nesse sentido, estabelecer um controle rígido e automatizado de todo o processo é algo que você precisa avaliar. Veja o caso de um empregado que não utilizou todo o saldo disponibilizado a ele. Se você fizer a recarga automática, a empresa perde dinheiro, uma vez que sua obrigação seria apenas a de completar o saldo para o próximo período.

Quais as vantagens de implementar um sistema de gestão de vale-transporte na empresa?

Em virtude de todas essas questões, contar com um sistema para fazer a gestão inteligente de vale-transporte se torna imprescindível. Esse tipo de solução permite uma série de vantagens, como a recuperação de saldos não utilizados e seu aproveitamento.

Há, também, como fazer uma integração com os sistemas de gestão (ERP) já utilizados pela empresa e com os portais de compra de crédito das operadoras de transporte público nas cidades, facilitando a operação.

Quando esse trabalho precisa ser feito de forma manual, com planilhas, além de ser praticamente inviável quando se tem muitos funcionários, a empresa fica sujeita a diversos tipos de erros. Eles podem ser cometidos sem intenção, mas têm o mesmo efeito.

Um bom sistema também vai oferecer a possibilidade de conhecer as melhores rotas de transporte para cada colaborador, fazendo com que seja possível economizar nesse quesito. Há de se considerar, inclusive, o fato de todas as operações ficarem registradas e disponíveis para que se faça uma análise do histórico de dados.

Isso é importante tanto para verificar se existem opções mais econômicas quanto para eventuais auditorias e outras verificações que podem ser necessárias ao longo do tempo.

Quais práticas de vale-transporte são proibidas por lei?

Agora que você já conhece um pouco melhor o significado de gestão de vale-transporte e como ferramentas digitais podem ajudar a fazê-la, que tal aprofundar seus conhecimentos sobre a legislação vigente? Confira, nos tópicos abaixo, o que é proibido fazer em relação ao vale-transporte e certifique-se de que a sua empresa está em compliance.

Deixar de fazer o pagamento

A primeira regra referente ao vale-transporte é a sua obrigatoriedade: nenhuma empresa pode deixar de pagá-lo para os funcionários contratados sob o regime CLT. O primeiro passo para se organizar melhor e fazer uma gestão inteligente é estimar com precisão os custos do vale-transporte sobre a folha de pagamento, e os descontos que podem ser realizados.

Também é preciso ter controle das variações que influenciam seu valor final — como o número de dias úteis em um mês.

Tolerar fraudes e uso indevido

Cabe, também, aos funcionários se certificar do uso correto do vale-transporte. Assim, a equipe de RH deve ter recursos para acompanhar o uso do benefício pelos colaboradores e detectar qualquer tipo de fraude.

Segundo a legislação, é falta grave no exercício do direito a esse benefício declarar falsamente o endereço em que reside e trocar o vale-transporte por dinheiro, vendendo-o para terceiros. É o decreto nº 95.247/87 que estabelece essas diretrizes. Fraudes dessa natureza são passíveis de punições severas, como a demissão por justa causa.

Pagar vale-transporte em dinheiro

Pagar o vale-transporte em dinheiro também é uma atitude vedada por lei. O benefício não tem natureza salarial, portanto, não pode ser incorporado à remuneração do colaborador, não incidindo sobre ele contribuição previdenciária ou ao FGTS.

Por se tratar de um rendimento não tributável, o vale não pode jamais ser pago em dinheiro. Ele deve ser emitido na forma de créditos em cartão de transporte, talão, cartelas ou fichas, de acordo com a prática do local em que é repassado.

Há apenas uma exceção para essa regra: no caso de trabalhadores domésticos, o contratante pode fazer o repasse em dinheiro ou ressarcir o valor necessário para o tráfego residência-trabalho. Para que isso aconteça, porém, o colaborador deve fornecer recibos referentes a cada período em que os valores foram pagos.

É possível integrar esse benefício a outras alternativas?

O vale-transporte como benefício é uma prerrogativa legal e as empresas precisam se preocupar em como o deslocamento das pessoas é feito nos trajetos entre suas casas e os locais de trabalho. Isso tem impacto direto na qualidade de vida dos empregados.

Afinal, grande parte das pessoas no Brasil passam uma parcela significativa do seu dia presas no trânsito, o que as desmotiva e diminui a energia produtiva. Por isso, é importante também incentivar outras soluções de mobilidade para além do transporte público tradicional, buscando alternativas como a utilização de bicicletas e caronas colaborativas.

Para fazer um estudo a respeito da necessidade dos seus colaboradores, vale buscar sempre o apoio de empresas especializadas e experientes no mercado.

Como calcular o número de vales por funcionário?

O funcionário deve passar todos os dados pertinentes para que ele vá da casa para o trabalho, e vice-versa. Ele precisa fornecer informações sobre o trajeto, como o endereço de sua residência e os meios de transporte utilizados, para que a organização tenha conhecimento a respeito de quantos vales conceder em cada trecho.

Com isso, é possível realizar o cálculo do valor mensal, levando em conta os dias do mês em que não há expediente de trabalho. Nos 25 dias úteis do mês, caso o empregado utilize quatro vales-transporte por dia neste percurso de ida e volta, ele receberá de volta 100 vales, por exemplo.

Todavia, ainda que haja justificação, podem ser descontados os dias em que o colaborador não comparecer ao trabalho, como licenças, doenças, férias, entre outros contextos.

Como calcular corretamente o desconto salarial?

Apesar de o cálculo dos descontos por número de funcionários representar uma parcela considerável das falhas que acontecem na gestão de vale-transporte, não é uma tarefa complexa. De acordo com a legislação, para quitar o benefício, a empresa tem o direito de descontar até 6% do salário do funcionário, desde que pague o remanescente.

No entanto, é muito importante destacar que o salário fixo, sem incidência de comissões, bônus e outros adicionais, é a base de cálculo para o desconto do benefício. A retenção deve ser limitada ao que foi gasto efetivamente com transporte, caso o valor do desconto ultrapasse mais do que 6% da remuneração do colaborador.

Lembrando que o vale-transporte não é um benefício de natureza salarial. Então, não pode ser considerado como base cálculo para o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) ou INSS, assim como não incide no cálculo do Imposto de Renda, já que não é configurado como rendimento tributário.

Por que é importante orientar os trabalhadores sobre a legislação e como fazer isso?

Não são poucos os casos de empregados que desconhecem as regras, direitos e obrigações pertinentes ao vale-transporte. Portanto, para que eles compreendam como funciona o benefício e os limites impostos pela legislação, é fundamental que a organização tome providências de conscientização.

Veja, a seguir, algumas práticas simples para orientar os profissionais a respeito das informações mencionadas.

Informe quem tem direito ao benefício e em quais circunstâncias

Um dos aspectos mais importantes para uma boa gestão de vale-transporte é deixar as informações claras para os empregados. Isto é, todos os trabalhadores que prestam ou utilizam serviços da empresa, até mesmo, os profissionais contratados de forma temporária.

Caso o colaborador não utilize o valor integral do vale-transporte, a instituição ficará isenta da obrigação de fazer uma recarga cheia (é aqui que se aplica a complementação de crédito referente à diferença do mês anterior). Se acontecer, ainda, de ele não utilizar o benefício, a organização não tem a obrigação de conceder o vale, já que, em teoria, o funcionário ainda tem saldo.

Informe as formas de pagamento do vale-transporte

O valor do benefício deve ser pago por meio da recarga do cartão de vale-transporte ou por meio de vales, pois a quitação em dinheiro é vedada por lei (a não ser no caso de trabalhadores remotos ou quando há uma cláusula de acordo coletivo). Além do mais, a prática jamais deve ser adotada como uma medida de contenção de outra situação, como problemas com os fornecedores dos vales.

Deixe claro o que diz a legislação sobre a possibilidade de venda

Muitas pessoas solicitam o benefício, ainda que não tenham a intenção de utilizá-lo, pois pensam em revendê-lo. Por isso, a empresa deve informar que essa prática não é apenas uma falta grave, como também, considerada um ato ilegal de improbidade, permitindo que o funcionário seja demitido por justa causa.

Sendo assim, todas as normas e peculiaridades sobre os direitos e deveres do funcionário em relação ao benefício do vale-transporte devem ser devidamente informadas à equipe, a fim de que irregularidades sejam evitadas.

Como melhorar a gestão do vale-transporte na empresa?

A gestão inteligente de vale-transporte é um grande desafio e pode ser adotada com o uso de softwares. Recursos como o ABSMob ajudam você a distribuir o benefício com precisão, repassar a quantidade exata de vales necessários para cada período e a obter dados importantes sobre como a sua equipe utiliza o vale-transporte.

Mas esses não são os únicos motivos para optar pelo uso do aplicativo. Com o ABSMob, sua equipe conseguirá se valer do cashback (“dinheiro de volta”), ao integrar novos modais de transporte na rotina. Os colaboradores ainda terão facilidade de se organizar melhor para o trabalho todos os dias.

Toda empresa pode melhorar as suas práticas de concessão de vale-transporte, economizando a cada mês e tornando essa parte do departamento de RH mais eficiente. Para isso, ela pode — e deve — contar com a ajuda de um parceiro para auxiliar nesse processo de gestão de benefícios e mobilidade urbana.

É recomendável procurar uma empresa que conheça o poder de uma gestão de recursos bem-feita e que esteja preparada para garantir a integração entre o conhecimento técnico do assunto e os processos e tecnologia de cada cliente, como a Audaz.

Ainda tem alguma dúvida sobre como fazer a gestão de vale transporte em sua empresa? Deseja compartilhar conosco alguma experiência sobre o assunto? Então, deixe o seu comentário!