A legislação trabalhista no Brasil atua sob diversas questões da relação entre empregados e empregadores, inclusive a gestão de vale-transporte, que deve ser distribuído e acompanhado pelos departamentos de Recursos Humanos.

O benefício é foco de trechos da lei trabalhista e não é difícil entender o porquê. Afinal, trata-se de um pagamento que gera custos e que, se não for administrado corretamente, acaba resultando em transtornos e prejuízos.

O ponto fundamental para conseguir fazer uma boa gestão de vale-transporte é entender o que diz a lei sobre o assunto, quais são suas limitações e as responsabilidades da empresa e do funcionário. Adicionalmente, é importante compreender os impactos do não cumprimento dessas determinações. Assim, fica mais fácil incentivar a utilização correta por parte dos empregados.

Neste artigo, vamos falar sobre os principais aspectos que regulamentam o assunto e como estimular o uso consciente do benefício, tanto por parte da empresa quanto dos colaboradores. Confira!

O que diz a Lei sobre o vale-transporte?

Vamos começar falando sobre a Lei 7.619/87 que instituiu a obrigatoriedade do benefício (revogando a Lei 7.418/85) e aborda todos os direitos e deveres relacionados. Para isso, separamos os pontos mais importantes, aqueles que geram mais dúvidas. Acompanhe!

Obrigações do empregador e do empregado

De acordo com a legislação, o empregador deve garantir o vale-transporte de forma antecipada para que o funcionário possa se deslocar no trajeto residência-trabalho e vice-versa. Sendo assim, qualquer que seja a utilização fora dessa configuração é considerada ilegal e passível de penalidades.

Além disso, esse valor não é visto como um rendimento. Dessa forma, ele não deve ser incorporado ao salário para fins de constituição da base de cálculo de descontos, tais como o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e Instituto Nacional do Seguro Social (INSS).

Cálculo do valor e do desconto na folha de pagamento

O benefício deve ser calculado com base nos dias efetivamente trabalhados e o valor deve cobrir integralmente os custos do trajeto. Sendo assim, em caso de falta do funcionário, mesmo que justificada, o valor da passagem não é devido. Esse valor adiantado é descontado na folha de pagamento, limitado a 6% do salário bruto.

Vale-transporte e vale-combustível

Ainda de acordo com a lei, o valor do vale-transporte é destinado aos custos com transporte público. Dessa forma, ele não deve ser pago em dinheiro, mas por meio de vales ou cartão, emitidos pelas empresas de transporte responsáveis.

Dito isso, fica claro que o vale-combustível não pode ser usado em substituição ao vale-transporte. Afinal, ele é oferecido para cobrir despesas com o uso de carros particulares. Entretanto, a lei não proíbe que ele seja ofertado como um benefício adicional.

Qual a importância de estimular o uso consciente?

É fundamental incentivar as boas práticas por meio de uma correta gestão de vale-transporte, pois todos saem ganhando — empresa e colaboradores. Veja a seguir os principais motivos!

Economia para empresa e funcionário

Vamos começar pelo fator financeiro. O aumento na eficiência da gestão de benefícios gera um alto volume de economia. Isso aconteceu com a MRV Engenharia, que conseguiu uma redução de 40% nos gastos com o vale-transporte.

Mas não é só a empresa quem ganha. O funcionário contribui com parte do valor creditado. Sendo assim, a economia também acontece com a redução dos descontos em sua folha de pagamento. Sem contar que, com o valor economizado, a organização pode investir em outros benefícios e melhorias para os colaboradores.

Conformidade com a legislação

A utilização incorreta do benefício configura crime e pode gerar consequências sérias. O empregado que vende seu vale-transporte, por exemplo, está cometendo uma falta considerada grave, que pode gerar desde advertências e suspensões até uma demissão por justa causa.

Sendo assim, além de manter ambos dentro das conformidades legais, o incentivo à utilização correta do benefício contribui para a melhoria da imagem da empresa perante seus concorrentes e clientes.

Como a empresa pode estimular a conduta adequada dos funcionários?

Diante de tudo o que foi exposto até aqui, fica evidente que a empresa tem um papel importante no uso consciente do vale-transporte. Por isso, vamos dar duas dicas rápidas que vão ajudar você a adotar essa postura em sua empresa. Vamos a elas!

Crie materiais de orientação

Muitas vezes cometemos o equívoco de pensar que as pessoas chegam na empresa sabendo uma série de coisas. Por mais que a ilegalidade do mau uso ou venda do vale-transporte pareça óbvia, nem todos sabem a gravidade disso na prática.

Portanto, tenha materiais explicativos para entregar já no primeiro dia de trabalho do seu novo colaborador. Neles, explique a finalidade do vale-transporte e demais benefícios e as implicações do uso indevido de cada um deles. Além disso, ofereça treinamentos de reciclagem para manter as informações “frescas” nas mentes dos funcionários.

Solicite documentos dos optantes pelo vale-transporte

Um dos grandes problemas que torna o vale-transporte oneroso para as organizações são as fraudes. A venda indevida do vale-transporte é apenas uma das práticas condenáveis em relação a ele. Em empresas nas quais a fiscalização é pouca, há funcionários que solicitam mais vales do que precisam, causando um aumento do custo no pagamento desse benefício.

Para coibir isso, coletar e armazenar os dados do colaborador de maneira adequada vai ajudar. Assim, você terá informações para estimar quantos vales são necessários todos os dias e poderá utilizar o software de gestão de vale-transporte à sua escolha para roteirizar o transporte dos seus colaboradores.

Ao cadastrar um novo funcionário na lista do vale-transporte, solicite um comprovante de residência e o armazene em seus arquivos. Aproveite a oportunidade para lembrar as equipes que mudanças de endereço devem ser relatadas no departamento de RH, para que a empresa possa recalcular o benefício e pagá-lo com o máximo de precisão.

Crie programas de premiação

Já que boa parte dos empregados que vendem seu vale-transporte o fazem por não necessitarem dele diariamente, o ideal é que eles não o recebam. Mas, é preciso convencê-los de que essa é a melhor opção. Então, a criação de um programa de bonificação pode ajudar bastante nesse quesito.

Assim, é recomendável que a empresa estimule o uso de meios de transporte alternativos, tais como a carona compartilhada e a bicicleta, como nos conceitos de consumo colaborativo. Com isso, haverá uma redução considerável no valor gasto pela empresa e naquele descontado dos empregados. Consequentemente, haverá uma verba adicional para ser revertida na premiação do programa.

Acompanhe o valor do vale-transporte

Uma informação pouco conhecida é que a gestão ativa do vale-transporte não é vedada às empresas. Como os vales não são parte do salário e, sim, um benefício que a empresa paga para que o colaborador possa chegar ao trabalho todos os dias, eles não estão sujeitos às mesmas regras a que estariam, por exemplo, se fossem dinheiro.

Não há nenhum problema em acompanhar a movimentação dos cartões dos colaboradores para estimar o número de vales que eles precisam no próximo período. Se por um motivo ou outro os vales não foram utilizados, eles podem ser aproveitados no mês subsequente e não há razão para a empresa pagá-los novamente.

Contudo, informe os colaboradores desse tipo de acompanhamento. Isso os incentivará a usar os vales apenas ao transitar de casa para o trabalho e vice-versa.

Utilize software de gestão

Para simplificar a gestão de vale-transporte, o uso de software é bastante recomendado. Por isso, aplicativos e ferramentas como o ABSMob são os verdadeiros parceiros do time de RH na hora de distribuir, utilizar e acompanhar esse benefício.

O ABSMob é um aplicativo que ajuda os funcionários optantes pelo vale-transporte a se locomoverem até o trabalho. Disponível para download na Google Play e na App Store, ele simplifica a gestão e a compra dos créditos, além de garantir para a sua empresa independência das operadoras de vales.

Mas o que faz com que esse aplicativo tenha um impacto tão revolucionário na gestão de vale-transporte? Respondemos: a integração com novos modais, como as bicicletas e patinetes elétricos, e uma plataforma completa para que sejam coordenadas caronas compartilhadas e outras estratégias para agilizar a chegada ao trabalho.

O ABSMob alia tecnologia e mobilidade e conta com Inteligência Artificial para compartilhar informações de transporte em tempo real — e o usuário também conta com um programa de cashback (dinheiro de volta). Logo, locomover-se até à empresa se torna muito mais do que uma obrigação, mas um exercício que contribui para o aumento da qualidade de vida.

Em suma, entendemos os principais pontos da legislação acerca da gestão de vale-transporte e quais os impactos do seu descumprimento. Vimos, também, a importância da empresa se envolver na garantia do bom uso desse benefício e, ainda, algumas ideias para estimular de forma mais efetiva essa condição.

Agora, basta aplicar tudo o que aprendeu neste artigo e começar a fazer uma gestão de vale-transporte mais eficaz em sua empresa. Que tal conhecer uma ferramenta que vai ajudá-lo com essas tarefas? Fale agora mesmo com a nossa equipe e descubra as soluções que a Audaz oferece para o seu negócio.