Sabe qual é o maior aliado da produtividade no trabalho? Se você pensou em gestão do tempo, acertou a resposta. Afinal, este é um fator que impacta diretamente na sua concentração durante o trabalho.

Em 2016, a empresa Workfront, desenvolvedora de softwares nos EUA, fez uma pesquisa com 600 funcionários sobre horas de trabalho e produtividade. Ela descobriu que, em média, apenas 39% do expediente eram dedicados verdadeiramente ao trabalho. E pior: em 2015, a média era de 46%, ou seja, uma queda de 7% pode ser observada no período de um ano em relação a produtividade da equipe.

E os demais 61%?

Ao contrário do que se pensa, o restante do tempo não é gasto em procrastinação. Aliás, não todo ele, pelo menos. De acordo com a pesquisa, o maior vilão desse “desperdício de tempo” são outras tarefas desenvolvidas para a própria corporação, mas que não têm relação com a função do colaborador.

O excesso de reuniões é o líder no roubo de tempo de trabalho. Pelo menos 21% do expediente é gasto assim e, para os funcionários que participaram da pesquisa, mais da metade delas é “improdutiva”. Em seguida, a gestão de e-mails é o que mais toma tempo do colaborador, sendo responsável por 16% do tempo de trabalho.

A procrastinação é real?

De certa forma, sim! Apesar de não ser a maior responsável pela queda na produtividade, a procrastinação ainda faz parte do nosso dia a dia, mas é bem menos comum do que se pensa. De acordo com as respostas dos colaboradores que participaram da pesquisa, apenas 8% do expediente é gasto com “outras tarefas” que não sejam trabalho. Em média, são de 30 a 60 minutos de procrastinação no expediente.

Afinal, o que fazer?

Existem ferramentas eficientes que ajudam a eliminar atividades que roubam tempo demais da sua equipe.

Uma solução de timesheet, por exemplo, pode ser um bom aliado para isso. Por meio do apontamento de atividades, os gestores têm uma visão geral do que está demandando muito tempo e isso permite uma atuação efetiva para contornar essas situações.

Além disso, listar as tarefas diárias pode ser funcional nesse sentido. Colocando em ordem de prioridade quais são as demandas que devem ser entregues naquele dia, para que as energias da sua equipe se direcionem àquilo que realmente importa, reduz a perda de tempo com atividades que não são prioritárias. Que tal experimentar o método?