Os custos com os benefícios estão muito elevados em sua empresa? Saiba que isso pode ser causado pela ineficiência dos processos administrativos do setor de RH. Entre os principais vilões dessa situação está a gestão de vale-transporte.

O mau uso por parte dos colaboradores e as recargas desnecessárias causam problemas financeiros e até mesmo legais para a organização. Mas não precisa se desesperar, pois tudo isso tem solução!

É necessário aplicar boas práticas na rotina diária das tarefas do setor e contar com o auxílio de algumas ferramentas que automatizam a parte mais operacional. Para isso, vamos mostrar neste artigo os benefícios prestar atenção a isso e quais são as ações que devem ser implementadas para ter um RH mais eficiente e estratégico.

Então, fique atento e boa leitura!

Mas, afinal, por que fazer a gestão de vale-transporte?

A gestão eficiente de vale-transporte não se resume a realizar as recargas nos cartões conforme a quantidade de passagens pedidas pelos funcionários ao serem admitidos. Ela vai muito além e é isso que garante resultados expressivos nas questões que você verá a seguir.

Economia

Empresas que administram corretamente seus benefícios conseguem reduzir os custos com transporte em até 40%. Isso acontece porque os colaboradores não fazem o uso adequado dos créditos que se acumulam e, por vezes, até expiram, sendo absorvidos pelas empresas de transporte público.

Inserindo apenas a quantia necessária, esse problema é eliminado. Assim, os valores economizados podem ser utilizados para outros fins.

Controle

O cuidado na gestão de vale-transporte envolve um acompanhamento mais detalhado do uso do benefício por cada colaborador. Assim, os valores de recarga são mais específicos apenas para o uso informado no cadastro, inviabilizando alterações na rota sem aviso prévio.

Automaticamente, os próprios funcionários buscarão o setor para fazer a atualização dos dados, quando necessário, mantendo os cadastros sempre atualizados.

Legalidade

De acordo com o decreto nº 95.247 (artigo 8, capítulo 2), é vedada ao funcionário a acumulação de créditos. O vale-transporte é um direito para que ele possa ir e voltar do trabalho — e apenas para isso. Inclusive, o uso indevido do benefício é passível de demissão por justa causa em casos mais graves ou de reincidência.

Uma boa gestão do vale-transporte permitirá averiguar, por exemplo, se há uso indevido dele por parte dos funcionários, se há algum tipo de acúmulo de valores acontecendo na empresa ou outro desvio. A iniciativa, portanto, é um excelente passo na direção de maior compliance nas organizações.

Munido dos dados de uso do vale-transporte, você poderá tomar decisões mais inteligentes a respeito da aplicação e distribuição do recurso. Também poderá detectar fraudes e outros problemas com o benefício.

Redução da burocracia

Comprar créditos de vale-transporte não é uma tarefa tão fácil quanto parece. Se você trabalha em um departamento de RH, sabe do que estamos falando.

Se todos os seus funcionários estão em uma única cidade, o processo já é bastante burocrático. Mas ele se complica quando há profissionais morando em regiões metropolitanas e devem pegar linhas de ônibus que não são administradas pela mesma empresa.

Tudo isso, é claro, faz com que o departamento de RH fique bastante ocupado com uma única tarefa e por longos períodos de tempo. A gestão de vale-transporte vai ajudar você a evitar lidar com a burocracia da compra de créditos e a garantir que todos os pagamentos sejam feitos de maneira correta.

Conforto para os funcionários

O pagamento de vale-transporte em dinheiro não é apenas vedado por lei: ele também é incômodo para os funcionários que recebem o benefício assim. Ter que se locomover por aí com altos valores no dia do pagamento do vale transporte ou fazer retiradas frequentes de dinheiro após depositar a soma são tarefas complicadas e que geram um cansaço para o usuário.

O uso de cartões de vale-transporte, automatizados por sistemas de gestão, é ideal para fazer com que esses processos se tornem obsoletos. Mais conforto para o usuário que pega ônibus ou metrô todos os dias e menos complicação para o seu departamento de RH na hora de pagar os valores são grandes vantagens da gestão do benefício.

Praticidade

Uma das boas práticas, que explicaremos melhor adiante, é adotar um sistema de gestão de benefícios. Esse tipo de software torna a rotina do setor de RH muito mais prática e precisa.

Boa parte dos processos operacionais são realizados de forma automatizada, o que possibilita que os profissionais tenham tempo disponível para se dedicar a tarefas mais analíticas e estratégicas.

Quais são as boas práticas para realizar uma gestão eficiente?

Agora que você já viu quais são os principais motivos para implementar a gestão de vale-transporte mais eficiente, veja quais são as práticas que precisam ser adotadas de modo a obter todos os benefícios mencionados.

Realizar o controle individualizado do vale-transporte

Se na sua empresa o valor do vale-transporte é concedido de forma igualitária, pare agora mesmo! Essa é uma das práticas mais prejudiciais aos resultados financeiros da gestão de benefícios, visto que cada pessoa tem formas diferenciadas de locomoção até o trabalho.

O primeiro passo é fazer uma atualização cadastral, levantando a real necessidade de cada um dos colaboradores. Em seguida, defina os valores individuais e passe a utilizá-los como parâmetros para as recargas mensais.

Monitore e verifique os saldos dos cartões antes de realizar as novas recargas, acrescentando apenas uma complementação para que o funcionário consiga ir ao trabalho até a próxima data de recarga.

Orientar os funcionários

A segunda prática muito importante que as empresas eficientes utilizam é a orientação adequada aos colaboradores. Desde o primeiro dia na função, eles devem ser instruídos quanto ao uso consciente do benefício e às consequências de agir em desconformidade.

Além disso, sempre que algo suspeito for identificado, ele deve ser chamado para dar explicações e ser novamente orientado.

Cabe ressaltar que, quando há acúmulo de créditos, empresa e funcionário saem prejudicados. Afinal, os valores desperdiçados poderiam ser utilizados para o pagamento de uma capacitação ou até mesmo de um programa de premiação.

Utilizar um software de gestão de benefícios

Fazer o controle dos benefícios manualmente, além de trabalhoso, é muito perigoso, já que erros de cálculo são muito comuns. Sendo assim, é crucial contar com a ajuda da tecnologia para automatizar esses processos e possibilitar a execução de todas as boas práticas anteriores.

Para isso, é preciso escolher um sistema que tenha atuação em todo o território nacional e que permita realizar as seguintes operações:

• recuperação de saldo;
• integração com sistemas de gestão;
• logística com rastreabilidade;
• roteirização;
• consulta fácil de saldo.

Ter uma gestão de vale-transporte eficaz não é uma tarefa simples, principalmente se os seus processos ainda não são automatizados. Mas também não é nenhum bicho de sete cabeças. Basta seguir as boas práticas que acabamos de mostrar para manter seus custos com benefícios sob controle.

Se, depois de ler este texto, você percebeu que tem coisas que ainda não são feitas em seu RH, tome uma atitude e torne a administração do setor mais eficiente!

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O recurso conta ainda com um benefício exclusivo: o cashback. Quem utiliza o ABSMob pode fazer melhorias nos seus gastos ao longo do mês e ter dinheiro de volta para gastar como o seu departamento de Recursos Humanos decidir. Outra grande vantagem do ABSMob é o gestor de transporte compartilhado, feito para conectar as pessoas da sua empresa em programas de carona solidária.

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