Tempo e investimentos costumam ser um empecilho para donos e gestores de pequenos negócios.

Como consequência, alguns processos não são bem estabelecidos ou feitos para funcionar de forma prática e ágil.

No entanto, nem sempre são levados em conta os riscos inerentes a um processo mal desenhado, muitas vezes gerando gargalos, tornando os processos ineficazes e expondo a empresa a riscos desnecessários.

Um dos processos que costuma ser subvalorizado é o de gestão de vale-transporte dos colaboradores. 

Frequentemente vemos empresas que não realizam um controle devido sobre o uso do vale-transporte dos colaboradores, acarretando em depósitos de valores indevidos, ou feitos em dinheiro, gerando um passivo trabalhista para o empresário, sem que ele saiba.

Mas afinal…

QUAIS OS RISCOS DA MÁ GESTÃO DO VALE-TRANSPORTE NAS PEQUENAS EMPRESAS?

Dentre os principais riscos, temos:

1. Gastos desnecessários na Gestão de Vale-Transporte

O pagamento do vale-transporte é regularizado pela Lei 7.619, que obriga a concessão do benefício de vale-transporte ao colaborador. 

A lei diz que o montante do vale-transporte não utilizado deve ser pago de forma a completar o saldo necessário para o colaborador deslocar-se de casa ao trabalho e vice-versa. 

Portanto, se não há o controle de quanto foi gasto pelo colaborador, como o empresário saberá qual o valor a ser carregado no cartão? 

Sem essa informação, o empresário acaba depositando o valor integral do vale-transporte, mesmo sem necessidade, o que incorre em gastos desnecessários.

Dessa forma, vamos imaginar que você faça o depósito no valor de R$ 200,00 para o colaborador e ele só utilize R$ 150,00. 

Todos os meses, você deposita R$ 50,00 a mais, o que gera um desperdício de R$ 600,00 no fim do ano, POR COLABORADOR.

Agora imagine o que você poderia fazer com esse recurso, caso fizesse uma gestão adequada do VT?

2. Riscos Trabalhistas na Gestão de Vale-Transporte

A lei citada anteriormente, prevê o desconto de até 6% do valor do vale-transporte, do salário do colaborador depositado naquele mês. 

Se o valor do vale-transporte é depositado indevidamente, consequentemente isso gera um desconto maior para o funcionário e a possibilidade de uma reclamação trabalhista.

Outro ponto de atenção, que também gera esse tipo de risco é o pagamento do vale-transporte em dinheiro. 

O pagamento habitual do vale-transporte em dinheiro e não por meio de vales, tem natureza salarial e o seu valor deve ser incluído para efeito de cálculo do IRF, férias e 13º salário.

Ou seja, mais custos para o empregador na manutenção e na dispensa do funcionário. 

2. Controles Manuais e Imprecisos

Ainda existem situações onde o controle é feito manualmente através de papéis e planilhas, o que já é um avanço, mas ainda bastante suscetível a erros

Talvez os pontos listados acima sejam novidades para você,  mas é comum encontrarmos empresários que já possuem ciência desses pontos e preferem correr os riscos dessa má gestão de vale-transporte.

Isso ocorre porque:

• Acreditam que não serão penalizados, pois isso nunca aconteceu antes, então não existe a probabilidade de acontecer no futuro. 

• Na visão do empresário, o tempo e investimento necessário para realizar a gestão adequada do benefício são maiores que o risco.

No entanto, chegou a hora de desmistificar tais conclusões..

POR QUE A GESTÃO DE VT É IMPORTANTE E MAIS SIMPLES DO QUE PARECE?

Vamos a alguns números que contrariam a linha de raciocínio acima.

Sobre processos trabalhistas, uma estatística impressionante:  Em 2021, a cada 100.000 habitantes do País, 1.196 pessoas ingressaram com pelo menos uma ação ou recurso na Justiça do Trabalho (fonte).

Os assuntos mais recorrentes na Justiça do Trabalho foram: aviso-prévio, multa de 40% do FGTS, multa prevista no artigo 477 da CLT, adicional de horas extras e multa prevista no artigo 467 da CLT.

Isso evidencia como é primordial que o empresário tenha um olhar atento aos riscos de passivo trabalhista.

Menosprezar o cumprimento da legislação pode significar muito mais que uma multa, mas a inviabilidade financeira da empresa.

Sobre a necessidade de investimento e tempo, existem soluções extremamente acessíveis e  que automatizam o processo de gestão de vale-transporte.

Uma das soluções que trataremos aqui e, certamente, a mais avançada e acessível para o pequeno empresário é a plataforma de gestão de VT, da VR Mobilidade. 

A PLATAFORMA DE GESTÃO DE VALE-TRANSPORTE

A plataforma de gestão de vale-transporte automatiza todo o processo, permitindo ao gestor:

• Comprar o VT do seu colaborador em poucos cliques.
• Calcular a demanda correta, de forma automática, possibilitando economia na compra do crédito.
• Aplicar, de forma ágil e assertiva, o desconto legal automatizado na Folha, eliminando erros e passivos trabalhistas.

Quer saber como essa ferramenta pode ajudá-lo na prática? 

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