Os custos com vale-transporte e mobilidade são uma parte importante dos custos operacionais de uma empresa e podem impactar significativamente a sua receita.

Como benefício obrigatório para os colaboradores, o Vale-Transporte é um item essencial na rotina de qualquer empresa. Independentemente do seu tamanho.

No entanto, a gestão desse benefício pode ser uma tarefa desafiadora. Exige uma boa estratégia para garantir que os recursos sejam usados de forma eficiente.

É aí que entra a automatização da gestão do Vale-Transporte. 

Nesse artigo, vamos discutir como a automatização pode ajudar as empresas a gerenciar melhor o Vale-Transporte. Com isso evitam perdas financeiras e garantindo a eficiência no uso do benefício.

Além disso, vamos mostrar exemplos e estratégias para obter o melhor custo-benefício quando se trata de mobilidade corporativa. 

Não perca a oportunidade de descobrir como sua empresa pode economizar com o Vale-Transporte. Confira!

Como sua empresa faz a gestão do Vale-Transporte?

Tradicionalmente, a gestão do benefício é feita de forma manual pelo Departamento Pessoal ou de Recursos Humanos. 

No caso de empresas pequenas, que não possuem um setor ou profissional dedicado à tarefa, sobra para o gerente, acumulando na sua carga de trabalho, ou até mesmo para o dono, dependendo da estrutura da empresa.

Mesmo departamentos de RH especializados têm dificuldades na gestão do VT, com desafios relacionados à falta de informações disponíveis para fazer um controle mais minucioso. 

Sem dados à disposição, muitas empresas depositam o mesmo valor todos os meses, efetuando o desconto na folha de pagamento, de no máximo 6%, previsto em lei.

A realidade de cada empresa é diferente, mas uma coisa é certa: nenhuma quer perder dinheiro ou tempo.

Gestão manual de Vale-Transporte: 3 tipos de desperdício

Falta de controle e eficiência no uso do benefício é uma das principais desvantagens da gestão manual do Vale-Transporte. 

Com a recarga sempre sendo feita com o valor cheio solicitado pelo colaborador, sem verificar se ainda existe saldo no cartão, a empresa pode acabar gastando mais do que deveria.

Além disso, ao fazer a gestão manual, a empresa não possui dados para avaliar possíveis problemas. Muito menos para mensurar se está desperdiçando dinheiro.

Perdas financeiras devido à expiração de créditos é outra desvantagem da gestão manual do Vale-Transporte. 

Os créditos restantes no cartão podem expirar! Se não forem utilizados após certo tempo, o trabalhador perde e a empresa também, já que este dinheiro volta para a operadora de ônibus. 

Sem um controle preciso do saldo do cartão de cada colaborador, os créditos vão se acumulando. Consequentemente, expiram, não podendo ser recuperados. 

Resultado: você está deixando dinheiro na mesa com o vale-transporte dos seus colaboradores.

Erros na gestão de vale-transporte podem custar caro

Mesmo com uma equipe de RH capacitada e competente, a gestão manual dos benefícios pode vir acompanhada de falhas no processo. O resultado são irregularidades e problemas.

Recargas de cartões sem uma consulta minuciosa de saldo, podem acabar sendo creditadas com valores a mais do que o necessário para o colaborador. 

E quando isso acontece, os  descontos na folha de pagamento também resultam em valores maiores, criando um risco jurídico relacionado a processos trabalhistas.

O custo de oportunidade

Qualquer receita ou recurso utilizado sem necessidade pode fazer com que sua empresa perca oportunidades. Veja dois exemplos:

• Trabalho desperdiçado pela equipe: a gestão manual do Vale-Transporte requer muito tempo e esforço da equipe de Recursos Humanos. Tal esforço poderia ser usado em tarefas mais estratégicas para a empresa, como recrutamento, desenvolvimento e retenção de talentos.
• Falta de métricas e relatórios sobre o uso do benefício: a gestão manual do Vale-Transporte não permite a obtenção de métricas sobre o uso do benefício pelos colaboradores. Isso dificulta a visibilidade de geração de economia ou desperdício para a empresa.

Além disso, o dinheiro deixado na mesa com gastos desnecessários, poderia ser aplicado no desenvolvimento do seu negócio. Recursos que poderiam ser investidos em novos produtos ou serviços, na qualidade de vida dos seus colaboradores com um pacote de benefícios que não gera novos custos para a empresa, apenas aproveita do que seria desperdiçado com o VT.

A solução: automatize com a plataforma de Gestão de Vale-Transporte da VR Mobilidade

Com o uso de um software de gestão do Vale-Transporte, é possível implementar uma nova estratégia de mobilidade para o seu negócio.

A automatização da gestão de vale-transporte, torna o processo mais eficiente e preciso, além de gerar economia e produtividade para a empresa.

A utilização de uma plataforma intuitiva e inteligente ajuda a maximizar a eficiência e a eficácia no uso do benefício. Isso proporciona ganhos financeiros e logísticos para a empresa.

Pensando em tudo isso, a VR Mobilidade desenvolveu a plataforma certa para uma gestão inteligente de vale-transporte. Você ganha em economia, segurança jurídica e transparência.

Conheça os recursos do software:

• Recuperação de saldo: gera a demanda correta, possibilitando economia na compra do crédito.

• Integração com a folha de pagamentoa: de forma ágil, possibilita o desconto legal automatizado na Folha, eliminando erros e passivos trabalhistas.

• Roteirização: aponta diversas possibilidades de rotas, corrigindo e otimizando trajetos.

• Histórico das transações: registro e armazenamento das evidências das Operadoras.

• Simplificação de pagamento: controle financeiro com emissão de boleto único, mesmo utilizando várias operadoras, registro e armazenamento das Notas Fiscais.

Conheça o case de sucesso da MRV, que economizou milhões com o uso da nossa solução.

Automatização não é só para grandes empresas

Os softwares para gestão automatizada de Vale-Transporte não são apenas para grandes empresas. Independentemente do tamanho da empresa, a gestão manual do Vale-Transporte pode ser uma tarefa desafiadora e dispendiosa. A automatização do processo pode trazer benefícios significativos.

Para o empresário à frente de uma pequena ou média empresa, qualquer economia de tempo ou dinheiro pode significar uma vantagem competitiva importante e trazer mais chances de sucesso.

Você está interessado em automatizar a gestão do Vale-Transporte na sua empresa? Se você quer todos os benefícios mencionados neste artigo, não perca mais tempo!

Conheça a plataforma da VR Mobilidade e veja como ela pode ajudar a otimizar a gestão de VT da sua empresa.

Entre em contato e converse com nosso time para saber mais sobre como transformar a maneira como a sua empresa gerencia o Vale-Transporte.