Sua empresa ainda não tem um sistema de vale-transporte? Pois saiba que essa ferramenta é muito mais do que um facilitador de recargas. Por meio dela, o RH consegue gerenciar melhor o benefício, promovendo redução de custos para a empresa e otimização de tempo para o setor, entre outros benefícios.

Quer entender um pouco mais sobre o assunto e saber como encontrar o melhor software para a sua organização? Então, confira este artigo e veja tudo o que você e sua equipe serão capazes de alcançar com a ajuda de um sistema de vale-transporte!

Afinal, o que é e como funciona um sistema de VT?

O sistema de vale-transporte é um software que tem a função de auxiliar o analista de RH na gestão do benefício. Ele pode atuar desde a roteirização, quando são definidos os melhores trajetos para os colaboradores, até o envio da recarga, apenas com os valores realmente necessários.

Na prática, o sistema controla os saldos dos cartões. Ele faz um cálculo de quanto cada pessoa necessita para comparecer ao trabalho ao longo do mês e compara com os valores remanescentes da última recarga. Isso aumenta a precisão do montante a ser carregado, além de permitir uma análise mais aprofundada do uso do benefício.

Quais os benefícios que ele proporciona para a empresa?

Como citamos na introdução deste texto, o uso de um sistema de vale-transporte traz uma série de benefícios para a empresa. A seguir, destacamos os mais relevantes.

Redução de custos

O primeiro impacto que a sua organização vai sentir ao adotar um software dessa natureza é a redução nos custos com o vale-transporte. O controle dos saldos é muito trabalhoso para ser feito manualmente, e corre-se o risco de alguma conta sair errada e o colaborador acabar ficando com o saldo insuficiente. Por isso, a prática adotada é de fazer a recarga do valor integral todos os meses.

Com a ajuda do sistema, todo esse trabalho é realizado de forma automatizada. A funcionalidade de roteirização avalia as quantidades e os valores das passagens de cada colaborador e, antes de realizar uma nova recarga, o sistema verifica o saldo remanescente de cada cartão. Assim, é preciso apenas complementar o valor, evitando o acúmulo de saldo e prejuízos à empresa.

Otimização de tempo

Imagine verificar os saldos de todos os cartões da empresa, calcular as recargas, considerar feriados e férias todos os meses, entre outros. Em organizações com mais de 50 funcionários, isso já se torna inviável. O sistema de vale-transporte economiza (e muito!) todo esse trabalho, permitindo que esse tempo possa ser investido em atividades mais estratégicas, como a elaboração de um treinamento ou de um novo programa de motivação.

Integração de pedidos

Todo analista de benefícios sabe o quão complicado é controlar todos os pedidos de recarga. Em geral, cada tipo de transporte é administrado por uma empresa diferente e, em cidades maiores, como as capitais, muitos colaboradores utilizam o transporte intermunicipal, que é mais um pedido a ser administrado.

Um bom software de gestão de vale-transporte consegue unificar todos os pedidos em uma única tela. Para o operador, é como se apenas um pedido estivesse sendo feito quando, na verdade, o próprio sistema se encarrega de separar cada um deles e dar sequência na ação.

Gestão mais eficiente do benefício

Diante de tudo isso, a gestão do benefício se torna muito mais eficiente. Os profissionais do RH conseguem ver melhor como o vale-transporte vem sendo utilizado e identificar, até mesmo, a ocorrência de fraudes por parte dos colaboradores — lembrando que isso, além de configurar crime, ainda pode gerar uma demissão por justa causa.

Todo o tempo e valores economizados com a implantação do sistema podem ser direcionados para ações que promovam melhoria na qualidade de vida, maior engajamento e evolução dos profissionais de toda a empresa.

Como escolher o sistema ideal?

Se você entendeu bem todas as vantagens do sistema de vale-transporte, deve estar se perguntando: “e agora, como escolher um software desses para a minha empresa?”. Não se preocupe, é o que vamos responder logo abaixo!

Verifique as funcionalidades do sistema

O primeiro passo é analisar as funcionalidades do sistema. Cada empresa tem suas necessidades específicas, mas, em geral, alguns requisitos são indispensáveis para que esse investimento gere um bom retorno. Por isso, tenha certeza de que o software escolhido conte com:

• roteirização;
• visualização de saldos;
• integração com outros sistemas de RH e de gestão em geral;
• dashboard com informações sobre os benefícios.

Veja se o fornecedor oferece suporte

Outro ponto de atenção muito importante é verificar se o fornecedor da solução oferece suporte aos seus clientes. Isso é fundamental para dar mais segurança e confiança à parceria. Problemas acontecem, e você precisa saber se vai poder contar essa empresa para chegarem a uma solução.

Conheça os cases de sucesso da marca

Os cases de sucesso são a melhor forma de conhecer os resultados que a sua empresa pode alcançar com a implementação de um sistema de vale-transporte. Eles mostram como se deu o processo em outros clientes e provam o quanto aquela solução é boa e pode se adequar à realidade do seu negócio.

Avalie a reputação do fornecedor

Por fim, não deixe de pesquisar sobre o fornecedor. Consulte outros clientes, verifique o que as pessoas dizem sobre a marca na internet, veja como a empresa se posiciona ao responder comentários nas redes sociais, entre outras ações. O importante é buscar o máximo de informações e só entrar em um acordo depois de conhecer bem quem será o seu parceiro.

Depois de ver todos esses benefícios e de aprender como fazer a melhor escolha, o próximo passo é buscar um sistema de vale-transporte para sua empresa. Lembre-se de utilizar todas as dicas e encontre a solução ideal para o perfil da sua organização. Não perca tempo! Quanto antes começar, maior será sua economia.

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