Quem faz a gestão de vale-transporte evita gastos desnecessários com acúmulos e bloqueios de créditos, uso indevido ou fraudes. Ou seja, economiza e cumpre plenamente a Lei do VT (Lei 7.418/85).

Além de observar todas as questões legais, as ferramentas de gestão desse benefício trazem mais agilidade, controle e economia para a sua empresa. Separamos seis pontos que mostram como você pode reduzir custos por meio da gestão eficiente desse benefício.

Faça o controle dos optantes pelo VT de forma assertiva

O vale-transporte é de uso pessoal, intransferível e deve ser utilizado apenas no percurso entre a residência e o local de trabalho e vice-versa. Caso o funcionário não utilize transporte público regularmente para ir à empresa, o empregador não está obrigado a conceder o benefício. Se determinado colaborador não estiver utilizando o benefício para seu deslocamento, oriente-o. Afinal, ele também participa do custeio com 6% do seu salário e pode decidir por eliminar esse desconto.

Evite fraudes no uso indevido do VT

Se o funcionário solicitar o vale-transporte, mas usá-lo para outro fim, como vendê-lo no mercado paralelo, por exemplo, ele comete fraude que, inclusive, pode acarretar demissão por justa causa. Ter controle das formas de uso do benefício é importante, pois assim a empresa será responsável exclusivamente pelo que exige a Lei do VT, evitando pagar por eventuais fraudes.

Faça o controle dos saldos de todos os Cartões Eletrônico de VT

Se o trabalhador não utilizar o valor total do saldo do seu cartão de vale-transporte no mês, o empregador não precisa depositar o saldo completo novamente. Ele é obrigado apenas a complementar o valor para que o funcionário tenha o necessário para o mês. Ter acesso às informações atualizadas, direto do sistema das Operadoras de VT de forma ágil é imprescindível para controlar os saldos sem que haja falta ou excesso de créditos nos cartões. Controles feitos manualmente e por planilhas são ineficientes e contraproducentes.

O direito ao vale-transporte é para quem vai para a empresa

O empregado não tem direito ao vale-transporte em dias que não precisa se deslocar para o trabalho. Muitas empresas adotam escalas de trabalho diferenciadas ou home office. Ainda há momentos em que, eventualmente, o empregado não precisar se deslocar, seja por folga, férias, licença médica ou outro motivo. Controlar o saldo de cada cartão eletrônico de VT, inclusive os reservas, evita o acúmulo de valores nas Operadoras de VT.

Conhecer o melhor caminho, o mais barato e mais rápido

Roteirizar de forma inteligente o percurso do deslocamento do empregado, além de reduzir o custo do vale-transporte, reduzirá também o tempo de deslocamento. Isso significa que, além da economia para a empresa, você garante mais qualidade de vida para o colaborador, que gastará menos tempo em trânsito, sobrando mais tempo para os momentos de lazer e com a família.

Plataforma de Gestão de VT integrada à Folha de Pagamento

Trabalhar de forma integrada e automatizada elimina a possibilidade de que a compra do benefício inclua funcionários em férias, folgas por compensação de banco de horas, licenças médicas, com escalas de trabalho diferenciadas ou em home office.

Integrar e automatizar significa maior governança, segurança jurídica, alta produtividade e assertividade na geração da demanda e compra do vale transporte. Com processos mais ágeis, a economia começa por liberar o profissional que executava a tarefa em planilhas e de forma manual para outras atividades — além da certeza de que a comprar realizada é exatamente a necessária, sem faltar ou exceder os créditos para o período.

Como fazer a gestão do benefício vale-transporte?

Controlar essas questões é uma tarefa que demanda trabalho e tempo. Afinal, cada operadora possui um sistema diferente de compra de créditos.

É preciso conferir mensalmente o saldo de cada funcionário; conhecer e controlar os trajetos feitos por cada usuário e verificar como o benefício é usado. Conhecendo e controlando todo o processo é possível reduzir custos e orientar melhor o colaborador para o uso consciente do benefício. Assim, todo mundo sai ganhando!

Uma plataforma que facilita a rotina dos responsáveis pelo gerenciamento do vale-transporte é o ABSCARD. Desenvolvida pela Audaz Tecnologia, a solução permite que, em um único sistema, as empresas comprem créditos de diferentes operadoras, visualizem as rotas mais econômicas, calculem o valor que deve ser pago para cada usuário e gerenciem o histórico das transações. Com o ABSCARD, a economia pode ser superior a 40%. Saiba mais.