A gestão de benefícios é um ponto crucial dentro da área de Recursos Humanos, pois garante que os colaboradores tenham o devido acesso aos seus direitos e promove a conformidade da empresa em relação às leis trabalhistas. Nesse sentido, um dos processos que mais geram dúvidas é o desconto do vale-transporte, que se não for calculado corretamente, pode dar muita dor de cabeça para o empregador.

A entrega adequada do benefício é de extrema importância para que o trabalhador possa se locomover de casa para o local de trabalho. Para não errar na conta, você deve prestar atenção aos fatores que impactam o benefício.

Quer saber mais sobre o assunto e evitar complicações? Neste post, vamos ensinar como fazer o cálculo e gestão do vale-transporte sem erros. Confira!

Quem tem direito ao vale-transporte?

Quando surgiu pela primeira vez, em 1985, por meio da criação da Lei Nº 7.418/85, o vale-transporte era um benefício facultativo, ou seja, poderia ser concedido de acordo com a escolha da empresa. Porém, dois anos depois, foi estabelecida a Lei Nº 7.619, que definiu a obrigatoriedade do benefício para as organizações que operam no Brasil.

A finalidade do vale-transporte é possibilitar o deslocamento do colaborador até o local de trabalho, o que vale para o uso do trabalho municipal, intermunicipal ou estadual. Todo funcionário registrado no regime da CLT tem direito a receber o benefício, independentemente de atuar como efetivado, temporário ou doméstico.

A lei não especifica qual a distância entre a residência do funcionário e a empresa que torna obrigatória a disponibilização do vale-transporte, mas deixa claro que ela se faz necessária nos casos em que o trabalhador utiliza o transporte coletivo para ir trabalhar. A liberação do benefício só não é obrigatória nas seguintes circunstâncias:

• quando a companhia oferece transporte fretado;
• quando o colaborador prova que não precisa de vale-transporte, pois se desloca ao trabalho utilizando veículo próprio.

Outro questionamento recorrente é sobre o vale-transporte para estagiários. A Lei do Estágio esclarece que ele não tem direito ao vale-transporte, mas o custeio do deslocamento da pessoa contratada deve ser feito por meio de bolsa ou, ainda, outro modo de contraprestação.

O vale-transporte é imprescindível para que o funcionário tenha as devidas condições de transitar de casa para ou trabalho e vice-versa. Sendo assim, o cálculo e a gestão adequada do benefício são vitais para que seja possível fazer sua distribuição precisa, para que o colaborador não tenha que comprometer a sua renda para chegar até a empresa.

Como funciona o vale-transporte?

O pagamento do vale-transporte é realizado de forma antecipada, a partir de um cartão entregue ao funcionário, e que deve ser recarregado mensalmente, a fim de antecipar as suas despesas com transporte. Não existe uma data definida para a concessão do crédito, mas geralmente, ela está vinculada ao dia em que o trabalhador fecha o seu mês de trabalho.

De acordo com a Lei Nº 7.619, o contratante não pode pagar o vale-transporte em dinheiro, do contrário está sujeita à aplicação de multas. As únicas situações que não precisam seguir essa regra são:

• pagamento do benefício para profissionais domésticos;
• se o fornecedor do vale-transporte não conseguir entregá-lo via cartão;
• caso seja feito algum acordo coletivo.

É dever da equipe de RH da empresa gerenciar o vale-transporte, bem como realizar as recargas nos prazos certos, evitando que o profissional fique sem créditos para o seu deslocamento. Qualquer erro nesse sentido pode deixar os colaboradores em maus lençóis.

Como calcular o desconto do vale-transporte?

A melhor forma de se prevenir contra erros no cálculo do vale-transporte é ficar a par de todos os fatores que influenciam essa conta. O primeiro ponto relevante a ser destacado é que o valor a ser repassado para o funcionário é calculado com base na tarifa do transporte utilizada. Caso ocorra alguma mudança no tipo de transporte utilizado, e que modifique o valor a ser utilizado, o colaborador deve manter o RH informado.

Segundo a lei, as empresas estão autorizadas a descontar, no máximo, 6% do salário do profissional que recebe o benefício. Se o custo do deslocamento for superior a esse valor, é responsabilidade do empregador custear a quantia excedente. O cálculo do desconto do vale-transporte é muito simples, basta multiplicar o salário do colaborador por 6% para chegar ao valor que pode ser descontado.

Vamos considerar que o trabalhador tenha uma remuneração mensal de R$2.000,00 e utiliza dois vales de R$3,00 para ir e voltar do trabalho, 22 dias por mês. Portanto, ele necessita de 44 vales. Logo, o cálculo é: 44 x 3.00 = 132. Com isso, o valor final é de R$132,00.

Na sequência, é necessário que o empregador desconte o benefício seguindo o percentual de 6%, o que implica em multiplicar esse número pelo salário: R$2000,00 x 6% = R$120,00. Nesse exemplo, o desconto do colaborador vai ser de R$120,00, e os outros R$12,00 faltantes para custear o valor total do vale-transporte vão ser pagos pela empresa.

É preciso destacar que o vale-transporte é indenizatório, ou seja, não tem natureza salarial. Diante disso, não compõe o valor do salário e, por isso, não pode fazer parte do cálculo da Previdência Social, do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) ou do décimo terceiro salário.

Além disso, também devemos deixar claro que não há limite de distância mínima ou máxima para conceder o vale-transporte. O empregado pode residir perto da empresa e ter a opção de se locomover a pé, mas caso prefira fazer o trajeto de ônibus, a contratante é obrigada a pagar o benefício. Do mesmo modo que se o profissional precisa pegar quatro conduções para chegar ao trabalho, a companhia tem que pagar o vale-transporte.

Como fazer a gestão correta do benefício?

Descumprir as regras relacionadas ao pagamento do vale-transporte pode sair caro para a sua empresa, visto que isso leva a multas e demais consequências jurídicas que impactam as suas finanças. Para se livrar de possíveis problemas com a lei, o RH deve dar atenção especial à gestão do benefício.

A primeira medida a ser tomada é emitir o cartão de vale-transporte para todos os colaboradores, o que permite o controle total e em tempo real da forma como o recurso está sendo utilizado. É fundamental não pagar o benefício com dinheiro em espécie, exceto nas situações extremamente necessárias, como quando a operadora de transporte apresenta falhas no repasse das passagens.

Indica-se, também, o monitoramento sobre a jornada de trabalho para que não seja necessário liberar valores a mais e, posteriormente, ter que efetuar compensações, além de fazer um registro rígidos das solicitações para gerenciá-las corretamente.

A tecnologia é uma grande aliada para a gestão de vale-transporte, uma vez que contribui para a automatização dos processos atrelados ao benefício. Nesse cenário, uma das ferramentas mais completas do mercado é o Vale-Transporte, plataforma da VR Mobilidade, que agrega inteligência e praticidade às operações do RH.

Com a plataforma, a sua equipe pode comprar milhares de créditos de vale-transporte em poucos minutos, o que muitas vezes, demora de dois até três dias em algumas empresas. O sistema ainda oferece ampla visibilidade sobre saldos, recargas pendentes, período de defasagem, forma de uso do cartão por parte do colaborador e gestão por escala de trabalho do profissional. Assim, leva em conta férias, folhas, faltas, licenças e dias em foram utilizados transportes alternativos.

Ao implementar a automação do processo, você não vai ter dificuldades para fazer o cálculo do desconto do vale-transporte. Afinal, terá a sua disposição dados com alto grau de precisão e mecanismos que simplificam a concessão de crédito. Na prática, isso traz muito mais eficiência para as ações repetitivas, fazendo com que sobre mais tempo para as questões críticas e estratégicas do negócio.

Quer facilitar a gestão de vale-transporte? Conheça, agora mesmo, as nosssas soluções e descubra como podem potencializar os seus resultados!

A gestão de benefícios é um ponto crucial dentro da área de Recursos Humanos, pois garante que os colaboradores tenham o devido acesso aos seus direitos e promove a conformidade da empresa em relação às leis trabalhistas. Nesse sentido, um dos processos que mais geram dúvidas é o desconto do vale-transporte, que se não for calculado corretamente, pode dar muita dor de cabeça para o empregador.

A entrega adequada do benefício é de extrema importância para que o trabalhador possa se locomover de casa para o local de trabalho. Para não errar na conta, você deve prestar atenção aos fatores que impactam o benefício.

Quer saber mais sobre o assunto e evitar complicações? Neste post, vamos ensinar como fazer o cálculo e gestão do vale-transporte sem erros. Confira!

Quem tem direito ao vale-transporte?

Quando surgiu pela primeira vez, em 1985, por meio da criação da Lei Nº 7.418/85, o vale-transporte era um benefício facultativo, ou seja, poderia ser concedido de acordo com a escolha da empresa. Porém, dois anos depois, foi estabelecida a Lei Nº 7.619, que definiu a obrigatoriedade do benefício para as organizações que operam no Brasil.

A finalidade do vale-transporte é possibilitar o deslocamento do colaborador até o local de trabalho, o que vale para o uso do trabalho municipal, intermunicipal ou estadual. Todo funcionário registrado no regime da CLT tem direito a receber o benefício, independentemente de atuar como efetivado, temporário ou doméstico.

A lei não especifica qual a distância entre a residência do funcionário e a empresa que torna obrigatória a disponibilização do vale-transporte, mas deixa claro que ela se faz necessária nos casos em que o trabalhador utiliza o transporte coletivo para ir trabalhar. A liberação do benefício só não é obrigatória nas seguintes circunstâncias:

• quando a companhia oferece transporte fretado;
• quando o colaborador prova que não precisa de vale-transporte, pois se desloca ao trabalho utilizando veículo próprio.

Outro questionamento recorrente é sobre o vale-transporte para estagiários. A Lei do Estágio esclarece que ele não tem direito ao vale-transporte, mas o custeio do deslocamento da pessoa contratada deve ser feito por meio de bolsa ou, ainda, outro modo de contraprestação.

O vale-transporte é imprescindível para que o funcionário tenha as devidas condições de transitar de casa para ou trabalho e vice-versa. Sendo assim, o cálculo e a gestão adequada do benefício são vitais para que seja possível fazer sua distribuição precisa, para que o colaborador não tenha que comprometer a sua renda para chegar até a empresa.

Quais são os outros aspectos da lei que devem ser compreendidos?

Além desses pontos trazidos, existem outros aspectos da lei que merecem a atenção das equipes quando o tema é Vale-Transporte. A seguir, a gente trouxe alguns dos principais. Confira!

Existe algum momento em que não é preciso oferecer o vale-transporte?

Apesar de esse ser um benefício obrigatório, existem alguns aspectos que não há a necessidade de a empresa oferecer o vale-transporte aos seus profissionais. Entre eles, destacamos:

• quando a pessoa não utiliza nenhum tipo de transporte público para fazer o deslocamento. Se ela se deslocar à pé, por exemplo, não há a necessidade de o negócio oferecer o benefício ao colaborador;
• quando a empresa já oferece o próprio deslocamento ao colaborador. Exemplo: suponhamos que o negócio está localizado em um local de difícil acesso e que não existe nenhum tipo de transporte público para realizar o deslocamento dos colaboradores. Se ela já oferece um próprio ônibus aos profissionais, logo o pagamento do vale não é exigido;
• quando for estágio obrigatório. Nesse caso, o pagamento do vale-transporte é facultativo. No entanto, recomenda-se que ele seja pago da mesma forma como ocorre com outros profissionais, uma vez que esse tipo de benefício garante a motivação das pessoas que o recebem.

Como funciona o pagamento do Vale-Transporte?

Mais à frente, traremos mais detalhes sobre o pagamento de Vale-Transporte. Porém, a empresa deve apenas complementar o valor que excede os 6% do salário do profissional. Exemplo: suponhamos que o salário fixo da pessoa seja 1500 reais e o transporte fica em 200. Sendo assim, a empresa deveria complementar em 110.

O Vale-Transporte pode ser pago em dinheiro?

De acordo com a nossa legislação, não. Por essa razão, a empresa deve buscar por alternativas que melhor se encaixam com as necessidades do negócio, de modo que ofereça o pagamento do Vale ao colaborador seguindo as diretrizes da Lei e ainda garantindo mais efetividade para esse tipo de gestão por parte da equipe.

Como funciona o vale-transporte?

O pagamento do vale-transporte é realizado de forma antecipada, a partir de um cartão entregue ao funcionário, e que deve ser recarregado mensalmente, a fim de antecipar as suas despesas com transporte. Não existe uma data definida para a concessão do crédito, mas geralmente, ela está vinculada ao dia em que o trabalhador fecha o seu mês de trabalho.

De acordo com a Lei Nº 7.619, o contratante não pode pagar o vale-transporte em dinheiro, do contrário está sujeita à aplicação de multas. As únicas situações que não precisam seguir essa regra são:

• pagamento do benefício para profissionais domésticos;
• se o fornecedor do vale-transporte não conseguir entregá-lo via cartão;
• caso seja feito algum acordo coletivo.

É dever da equipe de RH da empresa gerenciar o vale-transporte, bem como realizar as recargas nos prazos certos, evitando que o profissional fique sem créditos para o seu deslocamento. Qualquer erro nesse sentido pode deixar os colaboradores em maus lençóis.

Como calcular o desconto do vale-transporte?

A melhor forma de se prevenir contra erros no cálculo do vale-transporte é ficar a par de todos os fatores que influenciam essa conta. O primeiro ponto relevante a ser destacado é que o valor a ser repassado para o funcionário é calculado com base na tarifa do transporte utilizada. Caso ocorra alguma mudança no tipo de transporte utilizado, e que modifique o valor a ser utilizado, o colaborador deve manter o RH informado.

Segundo a lei, as empresas estão autorizadas a descontar, no máximo, 6% do salário do profissional que recebe o benefício. Se o custo do deslocamento for superior a esse valor, é responsabilidade do empregador custear a quantia excedente. O cálculo do desconto do vale-transporte é muito simples, basta multiplicar o salário do colaborador por 6% para chegar ao valor que pode ser descontado.

Vamos considerar que o trabalhador tenha uma remuneração mensal de R$2.000,00 e utiliza dois vales de R$3,00 para ir e voltar do trabalho, 22 dias por mês. Portanto, ele necessita de 44 vales. Logo, o cálculo é: 44 x 3.00 = 132. Com isso, o valor final é de R$132,00.

Na sequência, é necessário que o empregador desconte o benefício seguindo o percentual de 6%, o que implica multiplicar esse número pelo salário: R$2000,00 x 6% = R$120,00. Nesse exemplo, o desconto do colaborador vai ser de R$120,00, e os outros R$12,00 faltantes para custear o valor total do vale-transporte vão ser pagos pela empresa.

É preciso destacar que o vale-transporte é indenizatório, ou seja, não tem natureza salarial. Diante disso, não compõe o valor do salário e, por isso, não pode fazer parte do cálculo da Previdência Social, do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) ou do décimo terceiro salário.Além disso, também devemos deixar claro que não há limite de distância mínima ou máxima para conceder o vale-transporte. O empregado pode residir perto da empresa e ter a opção de se locomover a pé, mas caso prefira fazer o trajeto de ônibus, a contratante é obrigada a pagar o benefício. Do mesmo modo que se o profissional precisa pegar quatro conduções para chegar ao trabalho, a companhia tem que pagar o vale-transporte.

Como fazer a gestão correta do benefício?

Descumprir as regras relacionadas ao pagamento do vale-transporte pode sair caro para a sua empresa, visto que isso leva a multas e demais consequências jurídicas que impactam as suas finanças. Para se livrar de possíveis problemas com a lei, o RH deve dar atenção especial à gestão do benefício.

A primeira medida a ser tomada é emitir o cartão de vale-transporte para todos os colaboradores, o que permite o controle total e em tempo real da forma como o recurso está sendo utilizado. É fundamental não pagar o benefício com dinheiro em espécie, exceto nas situações extremamente necessárias, como quando a operadora de transporte apresenta falhas no repasse das passagens.

Indica-se, também, o monitoramento sobre a jornada de trabalho para que não seja necessário liberar valores a mais e, posteriormente, ter que efetuar compensações, além de fazer um registro rígidos das solicitações para gerenciá-las corretamente.

A tecnologia é uma grande aliada para a gestão de vale-transporte, uma vez que contribui para a automatização dos processos atrelados ao benefício. Nesse cenário, uma das ferramentas mais completas do mercado é o Vale-Transporte, plataforma da VR Mobilidade, que agrega inteligência e praticidade às operações do RH.

Com a plataforma, a sua equipe pode comprar todos os créditos de vale-transporte em poucos minutos, o que muitas vezes, demora de dois até três dias em algumas empresas. O sistema ainda oferece ampla visibilidade sobre saldos, recargas pendentes, período de defasagem, forma de uso do cartão por parte do colaborador e gestão por escala de trabalho do profissional. Assim, leva em conta férias, folhas, faltas, licenças e dias em foram utilizados transportes alternativos.

Quais são os outros diferenciais de contar com uma plataforma?

Como sabemos, a tecnologia é uma importante aliada para diferentes tipos de atividades do setor de Recursos Humanos. A seguir, selecionamos alguns dos principais ganhos proporcionados ao negócio quando opta por uma ferramenta que auxilie nesse processo. Confira!

Otimização de custos

Reduzir custos sem que isso afete a qualidade dos produtos e serviços oferecidos é um desafio para as empresas. Afinal, há a necessidade de otimizar gastos para a lucratividade, mas isso não pode impactar a satisfação dos clientes e o funcionamento do negócio. Nesse sentido, ao contar com uma ferramenta de gerenciamento de vale-transporte, há a possibilidade de otimizar os custos sem impactar em nada a empresa.

Entenda: suponhamos que o colaborador esteja com saldo acumulado em seu cartão. Por meio da ferramenta, a empresa facilmente tem a possibilidade de identificar casos assim e, então, fazer o pagamento apenas do valor restante. Deve-se estar atento nesses casos que a cobrança dos 6% também deve ser proporcional.

Inibe ilegalidades

Infelizmente, o uso de vale-transporte pode ser alvo de ilegalidades por parte dos colaboradores. Há pessoas, por exemplo, que por utilizarem outros meios de transporte para o negócio (carona compartilhada) acabam vendendo o vale-transporte para amigos ou conhecidos.

Deve-se levar em consideração que, de acordo com a nossa legislação, o uso indevido do vale-transporte é considerado falta grave por parte do colaborador. Se isso for comprovado, é passível inclusive de uma demissão por justa causa.

No entanto, nenhuma equipe gosta de chegar a uma atitude extrema como essa. Sendo assim, o uso de uma ferramenta própria contribuirá para uma gestão mais efetiva, de modo que vai inibir ilegalidades e garantir um bom relacionamento entre a empresa e todo o seu quadro de colaboradores.

Aumenta a produtividade

Um ponto relacionado ao uso da tecnologia no RH que não pode ser deixado de lado está voltado para o aumento da produtividade. Hoje, há a necessidade de os Recursos Humanos serem mais voltados para a estratégia da empresa, de modo que a área contribua para que o negócio possa alcançar os resultados preestabelecidos em seu planejamento.

No entanto, se ele estiver muito voltado para planilhas e trabalhos manuais, dificilmente tem a oportunidade de fazer uma gestão mais efetiva de pontos que de fato vão impactar o negócio. Por essa razão, contar com ferramentas que aumentam a produtividade e garantam a oportunidade de as pessoas de fato terem um olhar mais atento para as necessidades do negócio e do próprio setor.

Mais agilidade

Esse ponto está diretamente ligado ao anterior. A partir do momento que há mais produtividade por parte do time para a recarga, há mais agilidade na entrega. E isso pode ser percebido por toda a empresa.

Além disso, sempre que um profissional tiver dúvidas relacionadas ao seu saldo ou a quanto ele vai receber do benefício, o time facilmente encontra essas informações, de modo que o atendimento às demandas dos próprios colaboradores sejam mais ágeis.

Melhor análise de dados

Para ser um RH estratégico, é preciso que haja uma análise mais eficiente dos dados. Isso permite que haja uma tomada de decisão mais baseada em ciência e menos em achismos. Nesse sentido, sempre que houver a necessidade de trazer algum ponto importante para as reuniões de time, a equipe contará com relatórios e dados confiáveis.

Isso só é possível por meio de ferramentas próprias. Caso contrário, os dados podem ser enviesados, ou ainda as chances de erro podem comprometer a credibilidade das informações.

No caso da gestão de vale-transporte, por exemplo, profissionais podem identificar quantos usuários estão com saldo em excesso, quais foram as últimas recargas, qual é a quantia gasta pela empresa quanto ao pagamento desse benefício, entre outros pontos que impactam diretamente as estratégias do time como um todo.

Aprimora o controle

Esse ganho é uma consequência de todos os pontos anteriores que apresentamos. Se você é mais produtivo em suas funções, conta com o cumprimento das demandas de forma mais ágil e tem dados eficientes para as tomadas de decisão, naturalmente tem um controle aprimorado sobre diferentes aspectos da gestão de vale-transporte.

Dessa forma, o time de RH tem a oportunidade de realmente gerar impacto ao negócio e trazer mais resultados para a estratégia da empresa de forma geral.

Ao implementar a automação do processo, você não terá dificuldades para fazer o cálculo do desconto do vale-transporte. Afinal, terá à sua disposição dados com alto grau de precisão e mecanismos que simplificam a concessão de crédito. Na prática, isso traz muito mais eficiência para as ações repetitivas, fazendo com que haja mais tempo para as questões críticas e estratégicas do negócio.

Quer facilitar a gestão de vale-transporte? Conheça, agora mesmo, as nossas soluções e descubra como podem potencializar os seus resultados!