O custo da folha de pagamento costuma ser um desafio para grande parte dos empreendimentos que contam com muitos funcionários. Para isso, é fundamental ter estratégias tanto para reduzir o orçamento quanto para buscar por soluções que facilitem o trabalho da equipe de RH.

Antes de mais nada, os gestores devem saber exatamente quanto custa a folha de pagamento dos colaboradores da empresa. A partir daí, é possível elaborar um planejamento eficiente para as finanças, sem que a companhia tenha prejuízos e queda na lucratividade.

A seguir, conheça 6 estratégias para diminuir o custo da folha de pagamento no seu negócio!

Por que é importante investir em ações eficientes para reduzir o custo da folha de pagamento?

Muitas empresas desejam diminuir consideravelmente o orçamento com a folha de pagamento, mas não sabem muito bem como fazer isso sem demitir funcionários. Felizmente, há uma série de ações estratégias que podem ser tomadas para evitar ao máximo a rotatividade de talentos na companhia.

O ideal é que a folha de pagamento ocupe entre 30% e 40% dos gastos totais do empreendimento. Caso a equipe de RH note que o custo ultrapassa essa faixa, será necessário tomar medidas para não prejudicar as finanças. Saber quanto custa, de fato, um colaborador, é o primeiro passo para monitorar o caixa.

Ao identificar quanto se gasta com cada funcionário, a empresa pode entender se há um ROI (retorno financeiro) compatível. Qualquer custo não estratégico deve ser reduzido ou eliminado, até mesmo para que a gestão consiga investir no que realmente importa para gerar retorno ao negócio.

Com esse cuidado, é possível manter a organização da folha de pagamento, saber qual a quantidade ideal de contratação de profissionais e poupar custos desnecessários. Tudo isso auxilia no crescimento da organização sem que os talentos fiquem sobrecarregados de trabalho ou que haja perda de qualidade operacional.

Quais são as 6 melhores dicas para reduzir o custo da folha de pagamento?

1. Apostar na redução das horas extras

Contar com um sistema de controle de ponto permite que a equipe de RH tenha informações relevantes sobre a rotina dos profissionais. Tendo registros da entrada e saída dos funcionários, é possível acompanhar quais são os profissionais que estão se atrasando ou quem fica a mais do que o horário do expediente.

Assim, fica mais simples reduzir as horas extras e pensar na qualidade de vida dos funcionários, que podem ter horas a mais de descanso. As horas extras podem acabar sobrecarregando algumas pessoas, por isso trabalhe o máximo possível para reorganizar as tarefas.

2. Otimizar a jornada de trabalho

Otimizar a jornada de trabalho é, sem dúvidas, uma das melhores formas de reduzir os custos com a folha de pagamento. Com um bom planejamento, a produtividade dos talentos pode aumentar, assim como os lucros da empresa. Essa é uma maneira interessante também de evitar as horas extras, fazendo com que os colaboradores trabalhem mais em menos tempo.

Nesse sentido, é interessante que a gestão faça um acompanhamento das jornadas de trabalho para garantir a produtividade da equipe. Pode ser possível que o empreendimento também precise rever alguns departamentos para diminuir os custos e economizar com a quantidade de colaboradores.

3. Contar com o apoio da tecnologia

A tecnologia é uma excelente solução para os gestores reduzirem gastos com a folha de pagamento. Com ferramentas inovadoras, a empresa pode cuidar de diversas áreas e ter redução nos custos operacionais, tornando as atividades cada vez mais ágeis e precisas.

Com a nossa plataforma de gestão de vale-transporte, por exemplo, é possível simplificar o processo, ganhar mais transparência e fazer a gestão de seus colaboradores de forma eficiente. A plataforma realiza a compensação de saldos e descontos legais de maneira automatizada, garantindo eficiência e eliminação de riscos.

4. Melhorar a gestão de pessoas

Outra maneira de reduzir os custos é melhorando a gestão de pessoas no empreendimento. Com um sistema de ponto eletrônico, por exemplo, a equipe de RH pode ter informações gerenciais em tempo real e conferir quem são os profissionais que estão saindo mais cedo e que estão fazendo mais horas extras, por exemplo.

Tendo informações bem detalhadas, o RH consegue identificar também o desempenho de cada colaborador, entendendo se estão sobrecarregados ou com dificuldades de trabalhar em determinada função. Os gestores ainda podem ter acesso aos dados e realizar avaliações para cada um dos talentos.

5. Controlar faltas e atrasos

Mesmo que seja complicado controlar cada falta e atraso dos funcionários, essa medida é fundamental para ter redução nos custos da folha de pagamento. No entanto, um colaborador que falta demais ao longo de um ano de trabalho pode sofrer descontos ou ter seu período de férias reduzido.

A empresa ainda pode decidir em adotar o home office para evitar a recorrência desse tipo de situação. O modelo de trabalho híbrido tem sido, inclusive, uma solução interessante para cortar gastos. Uma boa dica é organizar o cronograma com atividades presenciais e a distância em alguns dias da semana para economizar com o vale-transporte.

6. Criar banco de horas

O banco de horas é um sistema de compensação que pode ser adotado para conceder folgas de acordo com as horas acumuladas por cada funcionário. Com isso, o negócio pode deixar de gastar com horas extras e se adaptar a possíveis momentos de imprevistos.

Por exemplo, caso um profissional tenha que receber por algumas horas extras, a empresa pode oferecer, em troca, alguns dias de folga. A medida reduz os custos e deixa os colaboradores mais motivados diante da possibilidade de tirar alguns dias de descanso.

Todo empreendimento que deseja diminuir consideravelmente o custo da folha de pagamento deve contar com boas ferramentas de gestão. A tecnologia facilita a tomada de decisão da gestão e possibilita a otimização das rotinas de trabalho. A consequência disso é ter equipes mais motivadas, um setor de RH funcionando bem e profissionais mais engajados para atingir os objetivos da companhia.

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