Eficiência, segurança e agilidade estão entre os principais quesitos analisados pelas empresas na hora de contratar um escritório contábil. Diante disso, a contabilidade digital tem conquistado cada vez mais força no mercado, uma vez que surge, justamente, com o propósito de eliminar processos burocráticos, garantindo entregas mais ágeis e em conformidade com os órgãos de fiscalização.

Ao se adequar à transformação digital e investir em tecnologia específica para contabilidade, é possível simplificar os serviços contábeis, ampliar a sua produtividade e capacidade de atendimento. Quer saber como funciona a contabilidade digital? Neste post, vamos abordar o que é esse conceito e as suas vantagens. Confira!

O que é contabilidade digital?

A contabilidade digital é definida como um novo conceito de serviços contábeis. Esse modelo tem como principal característica a realização de atividades contábeis por meio de softwares que conectam o escritório contábil aos seus clientes.

Dessa forma, é possível automatizar e melhorar serviços complexos e burocráticos, tornando-os mais ágeis, eficientes e livres de erros. São exemplos o desconto de vale-transporte na folha de pagamento de funcionários das empresas clientes de um escritório contábil, geração de relatórios e, até mesmo, o cálculo de impostos.

Qual a diferença entre contabilidade online e contabilidade digital?

Embora os termos sejam semelhantes, é importante esclarecer que a contabilidade online e digital não são a mesma coisa. O primeiro compreende serviços contábeis relacionados apenas à internet. Já o segundo se refere a atividades contábeis realizadas por meio de ferramentas tecnológicas.

A contabilidade digital visa à eficiência dos processos e a garantia de qualidade no atendimento ao cliente. Por sua vez, a contabilidade online é focada somente no cumprimento das obrigações legais.

O conceito de contabilidade digital tem se popularizado nos últimos anos. Isso foi impulsionado pelas alterações feitas pelas instituições governamentais, a fim de melhorar os serviços de tributação, como a implementação da nota fiscal 4.0.

Quais são as vantagens da contabilidade digital?

A incorporação de ferramentas tecnológicas no ambiente de contabilidade traz fluidez para a execução das tarefas contábeis, além de agregar eficiência e segurança aos serviços prestados aos seus clientes. Saiba, a seguir, quais são as vantagens da contabilidade digital.

Fácil armazenamento

O armazenamento e a organização dos documentos se tornam muito mais fáceis na contabilidade digital. Isso porque o escritório pode utilizar plataformas com capacidade para armazenar um grande volume de dados em um único lugar, dispensando a necessidade de manter arquivos físicos, que demandam espaço e podem ser extraviados.

Uma das tendências em todos os segmentos de trabalho, inclusive, na contabilidade, é o uso de softwares em nuvem que armazenam os arquivos virtualmente. Dessa maneira, os documentos podem ser acessados a qualquer momento e de qualquer lugar, mas apenas por usuários autorizados.

Segurança e rastreabilidade

Quando se fala em serviços contábeis executados em sistemas digitais, podem surgir dúvidas quanto à segurança das informações compartilhadas virtualmente. No entanto, a contabilidade digital utiliza uma série de recursos que promovem a proteção de documentos sigilosos.

A maioria dos sistemas de contabilidade usa criptografia, mecanismo que torna as informações enviadas online ilegíveis para quem não tem acesso a elas. Além disso, com a implementação da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), as empresas que lidam com dados são obrigadas a seguir normas que blindam os dados de seus clientes.

Integração de sistemas e dados

A contabilidade digital melhora a gestão de dados, pois possibilita a integração de sistemas. Isso permite o compartilhamento de dados localizados em diferentes plataformas.

Essa integração pode envolver os sistemas das empresas atendidas pelo escritório contábil. Assim, sempre que uma alteração é feita nos dados do cliente, o contador é informado e pode conferi-la rapidamente, sem a necessidade de trocar e-mails.

Agilidade nos processos

Os processos de contabilidade são conhecidos por serem complexos. Qualquer erro cometido pelo contador pode gerar multas e demais tipos de penalidades para os seus clientes.

Nesse sentido, os softwares voltados para contabilidade digital trazem agilidade para o escritório contábil, já que podem automatizar processos complexos, como cálculos de tributos.

A tecnologia aumenta a eficiência e a produtividade dos serviços de contabilidade, liberando o profissional para se dedicar às questões estratégicas do negócio. Isso também se reflete na maior satisfação do cliente.

Redução de custos

A automatização de processos na contabilidade elimina o uso de documentos impressos, exceto quando for realmente necessário. Assim, gera economia em relação a compra de papel, armazenamento e envio de documentos físicos.

Outro ponto a ser destacado é que as plataformas digitais ampliam a capacidade de atendimento da sua equipe. Na prática, você pode reduzir custos, e atender a mais clientes com o mesmo número de profissionais, logo, lucra mais.

Como se preparar para a contabilidade digital?

Preparar-se para a contabilidade digital é imprescindível para os escritórios contábeis que querem se manter competitivos no mercado. O primeiro passo para isso é conhecer o seu público e as suas necessidades.

A partir daí, é necessário buscar tecnologias que ajudem a suprir as demandas de seu público com o máximo de eficiência, como um aplicativo de gestão de benefícios. É importante ressaltar que não basta adquirir sistemas digitais, é necessário implementar uma cultura digital.

Isso porque esse modelo requer novos processos, como controle de acesso de dados sigilos, e um novo ritmo de trabalho. A sua equipe também deve ser treinada para que opere corretamente os novos sistemas do escritório e cumpram os padrões de segurança exigidos para o sigilo dos dados de seus clientes.

É preciso, ainda, criar uma nova proposta de valor, que mostre para o seu público-alvo os benefícios que podem ser obtidos com os serviços contábeis digitais, além de enfatizar que se trata de um modelo de serviço seguro.

Por último, você deve prezar por uma gestão transparente, principalmente, no que se refere ao tratamento de informações. Isso possibilita a construção de uma relação de confiança com os clientes e de uma marca de credibilidade.

A transformação digital tornou todas as áreas de negócio mais dinâmicas, e as empresas que não se adaptam a ela perdem competitividade e espaço no mercado. O modelo de contabilidade digital ajuda a modernizar, melhorar e expandir os seus serviços, colaborando para entregas cada vez mais eficientes e satisfatórias para os seus clientes.

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