O saldo do cartão vale-transporte precisa estar sempre compatível com o gasto mensal do colaborador. Isso é muito importante para ambos os lados, mas na prática isso nem sempre acontece todos os meses.

Agora, de quem é a culpa quando esse saldo acumula? O que a empresa pode fazer para evitar esse excesso? O colaborador tem direito de usar o saldo livremente? O que a lei diz sobre o assunto?

Bom, nossa proposta aqui é um artigo denso e focado exatamente nessa demanda. Crie agora seu plano de correção dessa gestão e otimize os gastos com transporte na sua empresa!

Como funciona a gestão de saldo do cartão vale-transporte?

A gestão de saldo no vale-transporte está diretamente relacionada a um conjunto de práticas que o setor de RH deve realizar para aprimorar as recargas mensais do benefício. Ela proporciona economia tanto para a empresa quanto para os colaboradores e ainda evita fraudes, tais como a venda dos créditos no mercado clandestino.

Há várias maneiras de efetuar esse controle por meio dos sistemas comuns emissores ou por soluções profissionais. No caso, o ideal é que o gestor de RH opte por uma solução inteligente e eficaz que possa ser integrada ao seu controle empresarial.

Esse benefício tem gerado altos custos em sua organização, e é importante encontrar uma forma de resolver a situação. Nos próximos tópicos, você vai descobrir como solucionar o problema do acúmulo de saldo nos cartões de vale-transporte sem infringir a lei.

Por que a gestão de vale-transporte é tão comentada?

Há muitos anos, o que vigorava em todo o País era o vale-transporte em papel. Todos os meses, as empresas tinham que adquirir várias cartelas deles para distribuir aos seus funcionários.

Além de ser um processo muito mais trabalhoso, ele acabou se tornando uma moeda valiosa no mercado paralelo, fazendo com que muitas pessoas aderissem ao benefício sem necessidade, apenas para revendê-lo.

Com a chegada da tecnologia, os cartões foram adotados em substituição ao vale em papel, e isso dificultou a vida dos comerciantes ilegais — pelo menos no início. Contudo, gerou um novo problema: o acúmulo de saldo. É nesse ponto que a gestão eficaz do benefício atua.

A falta de gestão é a principal causa do acúmulo de saldo

O acúmulo nos cartões acontece por duas razões principais:

• os colaboradores fazem o pedido e o uso incorretos;
• o setor de RH realiza as recargas sem fazer uma análise mais aprofundada da real necessidade.

Juntos, esses problemas demonstram uma deficiência na gestão do benefício. Por isso, é essencial geri-lo de forma mais inteligente. O controle do saldo e a orientação correta aos funcionários geram uma redução imediata nos gastos.

No caso dos colaboradores, a orientação e a educação sobre o uso é fundamental para evitar transtornos. O uso indevido do saldo do cartão pode gerar prejuízos para a empresa e até a possibilidade de demissão por justa causa, o que impactaria nos índices de rotatividade, ou seja, é maléfico em vários sentidos.

Cartões acumulados alimentam o mercado paralelo

Lembra que dissemos que a chegada dos cartões dificultou a venda dos valores no mercado paralelo? Ao perceberem que os saldos estavam se acumulando, os criminosos logo encontraram alternativas para burlar as limitações impostas pelos sistemas de bilhetagem e retomar a prática ilegal.

Por outro lado, os trabalhadores contribuem com esse mercado paralelo por falta de conhecimento e de orientação. Muitos acreditam que se trata de uma forma de aumentar a renda, mas poucos se dão conta de que o desconto em folha é relativo ao valor depositado, logo, um depósito menor gera descontos menores.

O bom uso do cartão vale-transporte não deixa de ser um processo de educação financeira. Sempre que alguém recorre a um mercado paralelo significa que suas contas não estão sendo geridas corretamente e cabe uma orientação bem completa nesse sentido para eliminar esse tipo de prática.

Os valores não utilizados ficam com as empresas de transporte

Um dos pontos centrais para essa economia é ficar atento à validade dos créditos. Apesar de o vale-transporte ser concedido por uma legislação federal, quem regula o funcionamento das empresas de transporte público é o município ou o estado.

Em algumas cidades, como Belo Horizonte, os créditos expiram de seis a doze meses depois de creditados, dependendo da linha de ônibus e do método de aquisição. E o que acontece quando os créditos expiram?

Na maioria dos casos, eles são retirados do cartão do passageiro e retornam para os cofres do consórcio de empresas de ônibus, ou seja, o acúmulo não traz benefícios nem para as contratantes nem para os usuários.

O que diz a legislação a respeito do assunto?

Entre os benefícios trabalhistas que podem ser oferecidos aos funcionários, é preciso ficar atento aos de natureza obrigatória. É o caso, por exemplo, do vale-transporte. Previsto pela Lei Federal nº 7.418/85, esse auxílio garante a locomoção do empregado, com um desconto máximo de 6% no salário-base.

Mas, apesar de a regulamentação ser bem específica com relação aos valores disponibilizados, ainda é possível gerar economia se houver um gerenciamento inteligente do benefício. Afinal, a lei não obriga as empresas a acumular saldos, mas sim a prover o suficiente para que o colaborador possa se deslocar de sua residência até o local de trabalho.

Ressaltamos que é sempre trabalho do gestor acompanhar as alterações legislativas e garantir a correta aplicação. A verificação da Lei Federal, juntamente com o exame da CLT deve ser feito constantemente para evitar cálculos equivocados e aplicações desvantajosas.

A seguir, selecionamos ainda algumas das principais dúvidas no que diz respeito ao Vale-Transporte e os pontos previstos na CLT. Confira!

Quais são as pessoas que têm direito ao vale-transporte?

Conforme abordamos, qualquer pessoa que esteja contratada pela empresa sob o regime CLT tem direito ao Vale-Transporte quando requisitado. Caso ela não solicite, esse pagamento não é obrigatório, uma vez que pode acontecer de a pessoa colaboradora residir próxima ao negócio.

No entanto, é preciso estar atento a alguns casos que anulam a necessidade de oferecer o vale, mesmo quando houver essa necessidade pela distância. São eles:

• se a empresa oferecer algum tipo de transporte para o colaborador, consequentemente não precisa fazer o pagamento do vale, uma vez que já está disponibilizando uma alternativa para esse deslocamento;
• se a empresa contratar estagiários que estão sob o regime de estágio obrigatório. De acordo com a nossa legislação, quando o estagiário for obrigado a realizar esse tipo de trabalho, o pagamento do vale-transporte passa a ser facultativo.

Existe algum tipo de desconto para o pagamento do vale?

Novamente, de acordo com a nossa legislação, a empresa que optar pelo pagamento do vale-transporte pode realizar um desconto de 6% na folha de pagamento em cima do salário fixo.

Segundo a CLT, “O empregador participará dos gastos de deslocamento do trabalhador com a ajuda de custo equivalente à parcela que exceder a 6% (seis por cento) de seu salário básico.”

Porém, um ponto a ser levado em consideração é que o desconto só pode ser realizado em cima do trabalho fixo. Ou seja, se o colaborador recebe algum tipo de comissão ou conta com uma renda variável além do seu fixo, não entra no cálculo.

Como o Vale Transporte pode ser pago?

É essencial que a empresa disponibilize uma forma de oferecer o vale-transporte que não seja em dinheiro. Mesmo para casos em que houver a permissão de acordo com sindicatos ou com convenções coletivas, é indicado que ofereça em cartões ou em outros meios.

Há uma distância estipulada para oferecer o vale-transporte?

Essa é uma dúvida muito comum quando se trata desse tipo de benefício. Normalmente, há a falsa impressão de que existe uma distância mínima para que o negócio dê ao colaborador o direito de recebê-lo. No entanto, não há nada na lei que estipule isso.

Houve mudança com a reforma trabalhista?

A reforma trabalhista foi publicada no ano de 2017 e trouxe uma série de mudanças em vários aspectos da relação entre o empregador e o profissional. No entanto, no que diz respeito à gestão de vale-transporte, não teve nenhum tipo de alteração.

Porém, deve-se ressaltar que um tópico que teve mudanças diz respeito às horas in itinere. Ou seja, o tempo gasto pelo colaborador no deslocamento entre a sua casa e a empresa. Antes, isso era contabilizado como jornada de trabalho. Sendo assim, a empresa deveria pagar hora extra. Hoje, não há mais essa necessidade, com algumas exceções (em casos de difícil acesso, por exemplo).

O vale-transporte deve ser pago nas férias?

Como sabemos, todo colaborador tem direito a 30 dias de férias depois de 12 meses trabalhados. Esses 30 dias devem ser retirados em no máximo 12 meses depois do início do prazo. Nesse caso, porém, a empresa não precisa fazer o pagamento do Vale-Transporte. Afinal, o colaborador não estará à disposição do negócio e não precisará fazer nenhum tipo de deslocamento durante esse período com finalidades trabalhistas.

No entanto, caso haja o acúmulo do vale-transporte por parte do colaborador, ele pode continuar utilizando normalmente.

Como fazer para o saldo no vale-transporte não acumular?

A administração inteligente do saldo no vale-transporte auxilia a redução de custos, evita o acúmulo e as consequentes perdas para a empresa. Para isso, é importante ter atenção aos pontos que detalharemos a seguir.

Controle os saldos preexistentes e seus prazos de validade

O erro mais comum — e também o mais prejudicial — que os setores de RH cometem na gestão do vale-transporte é não ter um controle preciso dos saldos dos cartões vigentes. Essa informação é crucial para evitar a recarga desnecessária naqueles que já têm os valores suficientes para que os colaboradores os utilizem até o próximo mês.

Além disso, sabendo quais são as unidades que estão com créditos prestes a vencer, é possível tomar as providências cabíveis para evitar que os valores retornem para as empresas de transporte, deixando trabalhador e empresa no prejuízo.

Calcule corretamente os valores de recarga

Outra prática muito comum e prejudicial à gestão de saldo no vale-transporte é a falta de validação das rotas dos colaboradores. Roteirizar o melhor trajeto é um procedimento legal que ajuda na redução de custos, visto que ele determina os caminhos mais baratos e com menos baldeações.

Além de verificar os valores de cada rota, o RH precisa estar atento aos saldos acumulados que citamos no tópico anterior. A roteirização indica o valor mínimo que o cartão deve ter para atender à legislação, portanto, a recarga deve ser limitada à complementação do saldo até esse montante. Isso pode significar, até mesmo, alguns meses sem recarga em algumas unidades.

Isso só reforça a complexidade da realização desses cálculos em mecanismos manuais e reforça o uso de sistemas de gestão como a estratégia mais acertada para o controle desse benefício.

Eduque os funcionários sobre a utilização correta do benefício

É necessário promover uma comunicação transparente sobre o benefício com todos os funcionários. Como já dissemos, o acúmulo surge do uso indevido por parte deles. Mas isso não quer dizer que eles estejam agindo de má-fé.

Muitos desconhecem a legislação e, principalmente, suas implicações e consequências. É função do RH orientá-los sobre os problemas gerados pelo uso inadequado do benefício, lembrando-os de que fazê-lo pode ser motivo para uma demissão por justa causa.

Esse diálogo mais aberto promove maior conscientização sobre o uso correto e mostra que, quando há acúmulo de créditos, empresa e funcionário são prejudicados.

O que fazer com os créditos acumulados?

Cada cidade dispõe de uma regra diferenciada sobre prazos de vencimentos e destinação dos créditos expirados, então a preocupação inicial é não deixar que os saldos vençam!

Para isso, é fundamental ter um controle sobre os valores acumulados e suas respectivas validades. Assim, fica mais fácil identificar quais são as unidades que não devem receber novas cargas e quais precisam que os valores sejam utilizados com mais urgência.

Em seguida, basta criar uma estratégia de rotatividade para usar os créditos de forma inteligente. Por exemplo, um cartão acumulado pode ser repassado a um novo funcionário, as unidades podem ser trocadas de portador, entre outras ações paliativas.

Quais as obrigações do empregador em casos de auxílio-combustível?

Cabe ressaltar que a concessão do benefício de vale-transporte é destinada ao uso de transportes coletivos públicos. Então, o deslocamento realizado por automóvel próprio não é incluído nesse custo.

Porém, o sistema de gestão pode viabilizar um controle específico para auxílio-combustível, que tem um cálculo um pouco diferente e mais complexo que o transporte público. É sempre importante que o gestor de RH esteja atento às obrigações do empregador para não incorrer em erros.

Uma pergunta muito comum é se o empregador é obrigado a ressarcir o combustível nos dias em que o funcionário optou por ir de carro e a resposta é não! O que acontece é que o saldo inutilizado naquele dia permanece para o mês posterior.

O que a organização ganha com sistemas de gestão de vale-transporte?

Primeiramente, é importante asseverar que um número muito extenso de funcionários por si só, pede um sistema de controle, visto que mecanismos manuais podem não suportar ou gerar imprecisões e inconsistências no cadastro muito difíceis de identificar.

Também o uso de sistemas de gestão de vale-transporte é totalmente legal, já que o empregador tem o direito de saber efetivamente o que está sendo utilizado no saldo do colaborador.

Uma prova disso é que ele não precisa depositar o valor integral caso haja saldo remanescente do último mês e tem a obrigação somente de complementar até o total mensal necessário ao deslocamento do funcionário. Veja agora os benefícios práticos da iniciativa.

Otimiza custos

Ao implementar um sistema de gestão de saldo do vale-transporte a empresa tem a oportunidade de eliminar depósitos excedentes e controlar o que foi gasto no último mês por parte do colaborador.

Se a empresa optar por depositar o mesmo valor todo mês sem verificar o saldo disponível incorre em gastos desnecessários, além do que, os saldos têm prazo de validade e passados entre 6 meses e 1 ano, sem utilização, tudo pode ser revertido automaticamente para as concessionárias de transporte.

Ou seja, tanto a empresa terá prejuízos na casa de 94% do investimento total como os colaboradores perderão os seus 6% descontados no contracheque. Dessa forma, é fundamental que tudo seja controlado por um sistema seguro e eficaz para evitar esse tipo de coisa.

Inibe ilegalidades

Aplicar um sistema de gestão confiável também é útil para inibir ilegalidades por parte de colaboradores, lembrando que o uso indevido do cartão vale-transporte é considerado falta grave e é passível, por lei, de demissão por justa causa.

Para não chegar a essa atitude extrema e drástica, vale orientar o funcionário sobre o controle e conscientizá-lo sobre o uso adequado do benefício. Essas tratativas são benéficas para ambos os lados pois geram um relacionamento íntegro e justo.

Aprimora o controle

Vale também ressaltar que a adesão a sistemas profissionais para gestão do saldo do cartão vale-transporte torna o controle muito mais produtivo e eficaz. Os sistemas emissores comuns geralmente são cadastrados com perda de tempo em filas e suporte dificultado.

Já uma solução empresarial traz todo o controle para as mãos do gestor e facilita a visão e o andamento da conduta de colaboradores no uso dos cartões de vale-transporte.

Um elemento complicador para controle de gastos com transporte é a possibilidade de uso do bilhete único. Este benefício é exclusivo de trabalhadores não se estendendo às empresas.

Por outro lado, quando o funcionário consegue utilizá-lo ao longo do mês, gera um saldo positivo que acaba beneficiando as contas empresariais. Isso é facilmente identificado por meio de um sistema de gestão do saldo do cartão vale-transporte.

Otimiza processos

Muito se fala em RH estratégico. Mas o que isso significa, de fato? Antes, a área de Recursos Humanos era especialmente voltada para questões burocráticas. Hoje, há a necessidade de todos os setores, independentemente de qual seja o seu objetivo, de ser mais voltado para a estratégia da empresa como um todo.

Nesse caso, só há a possibilidade de os Recursos Humanos terem a oportunidade de também exercerem esse lado estratégico, voltado para as pessoas e entendendo as necessidades de seus colaboradores, se contar com ferramentas que sejam capazes de auxiliá-lo em seu dia a dia.

Sendo assim, o sistema de gestão de vale-transporte funcionará como um importante aliado, justamente pela possibilidade de automatizar alguns processos e garantir a produtividade das pessoas envolvidas nesse trabalho, de modo que elas direcionem a atenção para outros aspectos da organização.

Consulta prática do saldo de cada profissional

Como estamos abordando especialmente sobre a consulta do saldo e o acúmulo no vale-transporte, não podemos deixar de ressaltar que um sistema como esse contribui para que a equipe possa facilmente fazer essa análise. Dessa forma, há a oportunidade de identificar a quantidade de pessoas que têm esse acúmulo, o motivo que leva a isso, entre outros pontos.

Como funciona se o vale-transporte não for utilizado?

Como explicamos anteriormente, os depósitos realizados para o uso de cartão vale-transporte são cumulativos, ou seja, caso não sejam utilizados no mês corrente, permanecem para o mês seguinte.

Nesse caso, o próprio sistema deve identificar esse saldo restante e apenas compor o recurso até o limite acordado para o deslocamento do colaborador. Ainda nesse raciocínio, os descontos permitidos devem seguir a proporcionalidade do novo depósito.

Essa utilidade é muito benéfica, pois pode gerar economias entre 30 e 40% do orçamento destinado aos custos com transporte. Por outro lado, o colaborador começa a se conscientizar e se educar sobre o uso correto do benefício.

Por que contar com a ajuda de um software?

Depois de ler todas as orientações dadas até aqui, você pode estar pensando que uma gestão eficiente de saldo no vale-transporte é algo utópico, certo? Errado! Basta contar com a ajuda do software apropriado. Na sequência, conheça alguns aspectos relacionados à maneira como ele atua nessa questão.

Roteirização automatizada

Um sistema de gestão de vale-transporte de qualidade é capaz de criar roteiros completos e elaborados. Para isso, usa as informações dos endereços da empresa e dos colaboradores e faz um cruzamento de dados com as informações das linhas dos transportes públicos da região. Tudo de forma simples e automática.

Dessa forma, não há necessidade de cada novo colaborador precisar passar o número de sua linha, itinerário e rota, o que dificulta o processo e torna a experiência mais desgastante. Tudo isso impacta diretamente na satisfação tanto de profissionais da empresa como um todo quanto do próprio RH.

Agilidade e padronização nas recargas

Chega de planilhas antigas e enormes! Além do trabalho para serem preenchidas, os frequentes erros de digitação causam retrabalho e recargas indevidas. Por meio de um software específico, tudo é feito de forma automática e integrada, desde a conferência dos saldos até a solicitações dos valores exatos de recargas.

Um outro ponto positivo é que, sempre que houver alguma dúvida por parte do profissional, o time responsável rapidamente pode fazer a consulta, entender o saldo que ele tem e passar informações relevantes e confiáveis para qualquer pessoa da empresa.

Precisão nos cálculos

Já imaginou controlar todos os saldos dos cartões manualmente? Dependendo da quantidade de colaboradores, essa é uma tarefa inviável. Nesse ponto, o sistema de gestão realiza todos os cálculos em um piscar de olhos, sem deixar nenhum detalhe para trás. É uma forma muito mais segura e eficiente de gerenciar o benefício.

Como abordamos, também é uma oportunidade de a equipe contar com mais produtividade durante a execução de suas funções. Isso contribui até mesmo para uma maior motivação por parte do time de Recursos Humanos, justamente porque ele vai contar com um sistema que contribui para a sua rotina de trabalho no dia a dia, garantindo maior efetividade na execução das tarefas.

Geração de dados valiosos

Por mais operacional que seja a gestão do vale-transporte, com a ajuda de um software ela se torna um ponto estratégico na gestão de custos da empresa como um todo. Com base nas informações geradas pelo sistema, é possível implementar alternativas de redução dos gastos com o benefício.

Ao entender melhor as rotas realizadas e a quantidade de pessoas que fazem trajetos semelhantes, a empresa pode incentivar o uso da carona compartilhada, da bicicleta ou, até mesmo, adotar o home office em alguns dias da semana como parte de um programa de mobilidade urbana.

Acima, mencionamos sobre a necessidade de o RH ser mais estratégico. Isso só é possível por meio justamente da análise de dados. Assim, as tomadas de decisão são melhor baseadas em informações e menos em achismos, o que contribui para que o time como um todo consiga trazer as melhores ações para a empresa, de modo que o setor de fato consiga garantir o cumprimento das metas e objetivos pré-estabelecidos pela organização.

Como você pôde notar, a prática da gestão do saldo no vale-transporte é bastante ampla e gera impactos em toda a organização. Além da redução nos custos, ela potencializa a produtividade dos profissionais do RH, que podem se dedicar a tarefas mais estratégicas para o negócio.

Então, se você precisa resolver o problema de acúmulo de saldo em sua empresa, não espere mais! Conte com uma solução que já garantiu a economia de até 40% na gestão do benefício de diversas empresas e que pode fazer o mesmo para o seu negócio! Entre em contato e conheça o sistema ABSCard hoje mesmo!