Quando o funcionário é contratado em regime CLT, sabemos que é dever da empresa viabilizar o deslocamento dele até o local de trabalho. Assim, saber fazer o cálculo vale-transporte e se ele incide ou não no INSS é fundamental para assegurar o cumprimento do benefício, bem como manter a conformidade da organização diante dos órgãos fiscalizadores.

Todas as questões relacionadas ao vale-transporte devem ser analisadas e executadas com o máximo de cautela, pois estamos falando de um fator que impacta diretamente na gestão financeira do negócio. Para evitar que isso possa comprometer as suas finanças ou legalidade, é preciso observar as particularidades do benefício.

Tem dúvidas sobre como o vale-transporte é interpretado pelo INSS? Neste post, vamos explicar tudo o que você deve saber sobre o assunto. Confira a seguir!

O que diz a lei sobre o vale-transporte?

De acordo com a Lei 7.418/1985, o vale-transporte configura-se como um benefício concedido pelas empresas para os trabalhadores efetivos, domésticos, noturnos ou temporários. A sua finalidade é garantir que o colaborador possa se deslocar pela cidade, de forma intermunicipal ou interestadual.

O vale-transporte deve ser entregue ao trabalhador por meio de um cartão, com um valor que supra as suas necessidades de deslocamento. Segundo o Decreto 95.247/1987, o pagamento em dinheiro só pode ser feito quando as operadoras de transporte apresentam falta de estoque ou insuficiência.

A lei deixa claro que é obrigação das organizações pagar o benefício aos funcionários registrados no regime CLT, que precisam ir de casa para o trabalho e vice-versa, exceto quando eles tiverem direito a utilizar passe livre ou outro programa social que possibilite o uso do transporte público gratuitamente.

Em se tratando do colaborador, fica claro que o vale-transporte deve ser usado apenas para esse trajeto, do contrário ele fica sujeito à demissão por justa causa. A definição do valor do benefício é feita com base na tarifa de todos os meios de transportes que o funcionário utiliza por dia.

Caso ao longo do mês ele use metade do valor creditado, no mês seguinte, a empresa pode repassar apenas o valor que falta. Nos dias em que faltar ao trabalho, mesmo que apresente atestado médico, o trabalhador não tem direito ao vale-transporte.

Como o benefício é descontado na folha de pagamento?

É importante ressaltar que a lei também estabelece que haja uma dedução de 6% do valor do salário pago pela contratante. Na prática, isso quer dizer que se a pessoa ganha R$ 1.500,00 por mês, a porcentagem de desconto do vale-transporte vai ser de R$ 90,00. O pagamento do benefício é realizado sempre de maneira antecipada e não tem natureza salarial.

Uma vez que o cálculo é feito a partir do trajeto realizado diariamente pelo funcionário, se houver uma mudança de residência e de endereço, o RH deve ser notificado para que o valor pago seja ajustado.

A empresa que descumprir as normas atreladas ao vale-transporte passam a operar em inconformidade com a lei, o que pode acarretar multas e demais consequências jurídicas na área trabalhista.

Quem tem direito ao vale-transporte?

O vale-transporte é garantido por lei para todos os funcionários, tanto contratados por meio da CLT quanto temporários. É papel exclusivo do empregador providenciar o fornecimento do benefício ao colaborador, independentemente da distância entre a residência e o local de trabalho.

Outra norma que a lei apresenta é que não há limite mínimo ou máximo para o valor das passagens. Ou seja, no ato da admissão, é necessário que o profissional apresente o seu endereço completo, o meio de transporte que será usado para o deslocamento e a quantidade de vezes que ele utiliza o modal.

Assim, o empregador fornece a quantia de passagens necessárias para cobrir o trajeto. No caso dos profissionais que se deslocam em veículo próprio, moto, bicicleta ou a pé, o contratante não tem a obrigação de conceder o vale-transporte.

Para isso, o trabalhador precisa preencher uma declaração informando que não tem o perfil de beneficiário, além de informar outros motivos pelos quais não usa o transporte público.

Quais as formas de oferecer vale-transporte?

Geralmente, o vale-transporte é oferecido via cartão magnético. Em dinheiro, o benefício pode ser concedido apenas em alguns casos. O cartão magnético, por exemplo, tem a única finalidade de viabilizar o trajeto de ida e volta.

Com o dinheiro em mãos, o trabalhador pode utilizar o valor em outras ocasiões. Caso isso ocorra, o funcionário passa a ser o responsável por bancar o seu transporte.

Quem utiliza o vale-transporte para outros fins pode chegar à situação de não ter dinheiro suficiente para ir ao emprego. Se isso se tornar comum, há grandes chances de o empregador solicitar a demissão por justa causa, já que ausências e faltas podem impactar negativamente a empresa.

Vale-transporte ou vale-combustível?

Ao contrário do que se pode pensar, o vale-transporte não é equivalente ao vale-combustível. No entanto, o colaborador pode manifestar ao contratante que deseja receber o vale-combustível no lugar do benefício. É preciso que haja um acordo entre as partes envolvidas e a renúncia do funcionário à opção do VT.

Caso isso ocorra, o empregador pode oferecer um cartão auxílio-combustível ou, até mesmo, um adiantamento em dinheiro. No entanto, é indispensável que o trabalhador comprove os gastos que estão sendo feitos em relação ao deslocamento.

Essa medida é suficiente para garantir que o colaborador não está saindo em vantagem. Os valores do vale-combustível não têm natureza salarial, ou seja, não podem se incorporar à remuneração em nenhum caso. É importante destacar que a organização não tem nenhum tipo de obrigação legal de fazer a troca do VT pelo vale-combustível.

Apesar disso, atender a essa solicitação é uma decisão estratégica que pode contribuir para a retenção de talentos na companhia. Uma gestão de benefícios bem feita e personalizada, portanto, pode se tornar um diferencial competitivo interessante no mercado de trabalho.

Como fica o vale-transporte no home office?

Em casos em que o colaborador atua sob regime home office, ou seja, de forma remota, as empresas não são obrigadas a pagar o benefício. Isso porque, no modelo virtual, o profissional não realiza deslocamento até o ambiente de trabalho.

Caso a atuação remota seja temporária, é possível suspender o pagamento do VT e normalizá-lo quando as atividades presenciais retornarem. Outra possibilidade é disponibilizar o valor de deslocamento referente apenas aos dias em que o funcionário compareceu à unidade física da organização.

O que acontece caso a empresa não pague o vale-transporte?

É comum encontrar companhias que não realizam o pagamento devido do vale-transporte aos colaboradores. Caso o não pagamento do VT se torne frequente, o profissional pode entrar com uma ação trabalhista exigindo o benefício, acrescido de juros e correção monetária.

Por isso, é fundamental que a empresa trabalhe para que falhas não ocorram no repasse do vale-transporte. Então, a gestão deve manter-se atenta à legislação, sempre descontando os valores adequados dos empregados, afinal, erros podem implicar em problemas legais, financeiros e gerenciais.

Caso seja comprovado que o contratante descumpriu a lei, o empreendimento pode sofrer processos trabalhistas. Para evitar problemas, é necessário aperfeiçoar a gestão de vale-transporte, tornando as operações mais precisas e eficientes.

Conhecer as práticas proibidas no gerenciamento de vale-transporte ajuda os gestores a não cometer deslizes. Seguir a lei e administrar o benefício de forma inteligente, portanto, é a melhor maneira de resguardar a integridade do negócio.

O vale-transporte incide ou não no INSS?

Essa é uma dúvida que assola muitas empresas, logo é imprescindível ficar a par do assunto para não cometer erros que possam complicar as suas atividades. Primeiramente, há que se destacar que a contribuição da previdência se aplica ao salário do trabalhador, enquanto o vale-transporte é indenizatório, não se caracterizando como parte do salário.

Diante disso, o fornecimento do vale-transporte por parte da empresa não implica na incidência de INSS. Porém, a regra é válida e descrita somente para os casos em que o pagamento se dá por meio de crédito em cartão.

Embora seja proibido o pagamento do benefício em espécie, esta prática ainda acontece e deve ser considerada. Então, o que acontece quando isso ocorre? De modo geral, o entendimento legal é de que, mesmo nessa circunstância, o vale-transporte continua não incidindo no INSS.

Essa discussão perdura há anos, inclusive, algumas Varas do Trabalho já tomaram decisões definindo que o benefício incide no INSS e outras optaram por se manter fiéis à lei.

Para resolver a questão, a Receita Federal criou a Solução de Consulta Cosit 143/2916, que definiu de uma vez por todas a não incidência do INSS para as situações em que o vale-transporte é entregue em dinheiro, tendo em vista que os descontos não geram aumento ao patrimônio do funcionário.

Como calcular o vale-transporte corretamente?

Na hora de calcular o vale-transporte, é preciso atentar para os detalhes que impactam o cálculo. Como já dissemos, o benefício não compõe o salário, devido a isso não é utilizado nos cálculos referentes aos descontos de tributos e FGTS.

Mais uma vez, devemos relembrar que a Lei 7.418/1985 diz que para calcular o valor do vale-transporte, a empresa deve se orientar pelo valor da tarifa integral do deslocamento dos colaboradores.

A contratante pode descontar 6% do valor do salário bruto para arcar com o vale-transporte. Deve-se ter em mente que as comissões, horas extras, bonificações ou demais adicionais pagos pela organização não são considerados no cálculo. Para os casos em que o vale-transporte ao qual o trabalhador tem direito estiver abaixo de 6% do valor bruto da sua remuneração, o RH deve descontar o valor real para não o comprometer.

Já em se tratando das circunstâncias em que os valores estiverem acima de 6% do valor do salário bruto do colaborador, a quantia excedente tem que ser paga pelo empregador, a fim de assegurar as condições adequadas para que o contratado faça o caminho de ida e volta do trabalho.

Vejamos como o cálculo do vale-transporte é feito: suponha que o funcionário recebe um salário de R$ 2.000,00, trabalha 22 dias durante o mês e utiliza somente um transporte para ir e voltar, cujo valor da tarifa é R$ 4,00, totalizando R$ 8,00 por dia.

Desse modo, a conta a ser feita é: 22 (dias) x R$ 8,00 (valor do transporte diário) = R$ 176,00 por mês.

Partindo do princípio que o salário do trabalhador é R$ 2.000,00 e o empregador pode descontar no máximo 6%, o desconto final é de R$ 120,00. No exemplo, o valor da porcentagem está abaixo da quantia que o colaborador necessita para o seu transporte diário, logo o desconto que vai ser feito na folha de pagamento vai ser de R$ 120,00, o restante é pago pela empresa.

Qualquer erro no cálculo do vale-transporte pode causar enormes transtornos para o funcionário que pode ficar sem condições de se deslocar para o local de trabalho, caso o crédito depositado seja menor do que necessita, e também para empresa, que pode ser multada se flagrada cometendo algum tipo de irregularidade.

Uma forma de se precaver contra esse tipo de problema é contar com o suporte da tecnologia, como a plataforma de gestão de VT, que possibilita a gestão completa do vale-transporte.

Com ele, a empresa tem, à sua disposição, um software que viabiliza a administração do saldo dos cartões dos funcionários e ajuda a economizar com a recarga apenas do valor necessário para o mês. A ferramenta descomplica a gestão do benefício, tornando-a muito mais eficiente e livre de erros.

Como reduzir custos com vale-transporte?

Agora que você já sabe como calcular vale-transporte da melhor forma, é interessante também entender como as empresas podem reduzir custos com a distribuição do benefício. Em tempos de economia instável, essa é uma ação importante para os negócios que almejam bons resultados e mais lucratividade.

De acordo com as leis trabalhistas, as companhias têm a obrigação de oferecer o vale-transporte aos colaboradores para cobrir despesas de deslocamento. Mesmo assim, é totalmente possível gerenciar o VT de forma mais eficiente. Veja:

• Emitir cartão magnético para a equipe;
• Oferecer VT em dinheiro apenas em situações específicas e eventuais, como falha no repasse das passagens;
• Realizar o controle da jornada de trabalho para evitar ter que fazer compensações no futuro;
• Manter um registro detalhado das solicitações de funcionários;
• Investir em tecnologias para automatizar o processo de gestão de vale-transporte.

Uma alternativa é ficar atento aos períodos em que não há necessidade legal de conceder o vale-transporte, como férias, licenças, folgas e faltas. Nesses casos, o benefício não deve ser concedido. Lembrando que o pagamento só ocorre quando há, de fato, deslocamento com diferentes meios de transporte e modais, como bicicleta, veículo próprio, ônibus e metrô.

Mesmo que o motivo seja justificado, a empresa pode solicitar a devolução do valor referente aos dias de ausência. Igualmente, quando o colaborador ainda tem saldo do mês anterior, o empregador não é obrigado a depositar o valor integral, mas apenas complementar com o custo restante.

Ou seja, ao entender como realizar o cálculo e qual valor descontado do vale-transporte, a gestão pode ter uma boa economia. Uma possibilidade muito adotada hoje por grandes corporações é atuar diretamente na mobilidade corporativa, pensando em uma solução integrada de deslocamento que facilita a rotina dos profissionais.

Atentos à tendência, diversos empreendimentos têm se beneficiado ao oferecer melhores condições de locomoção aos colaboradores. Em troca, é possível ter retornos bastante positivos, como redução de atrasos e faltas, e maior satisfação da equipe.

O cálculo vale-transporte é uma ação estratégica que deve ser priorizada pela gestão de RH para evitar erros e imprevistos com a distribuição de benefícios. A folha de pagamento deve ser feita sempre de forma cuidadosa, seguindo à risca o que indica a legislação.

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