Que a tecnologia facilita a vida das organizações todos já sabemos, mas você sabia que ela também pode ajudar o seu RH a gerenciar os benefícios empresariais?

Além de rotinas presentes em ERPs, como cálculo da folha de pagamento e controle de frequência, hoje em dia os profissionais podem contar com o auxílio de softwares específicos para tornar as atividades relacionadas à gestão dos benefícios mais simples e rápidas.

Quer entender melhor como funciona tudo isso? Acompanhe este artigo e confira como utilizar a tecnologia a favor do seu negócio na administração dos benefícios oferecidos aos colaboradores.

Como a tecnologia ajuda na gestão dos benefícios empresariais?

O gerenciamento manual dos benefícios é uma verdadeira dor de cabeça para os profissionais do setor de RH. O uso de planilhas requer um conhecimento um pouco mais avançado em ferramentas como o Excel para resolver os problemas que surgem com os erros de digitação ou a exclusão indevida de alguma fórmula.

Sem falar no processo de levantamento dos saldos dos cartões de vale-transporte para o cálculo da recarga para o próximo mês e na quantidade de ações e tarefas envolvidas no lançamento dos descontos na folha de pagamento, tudo isso sempre buscando garantir o cumprimento da legislação e evitando os passivos trabalhistas.

Um sistema específico para realizar essas funções de forma automatizada é ideal para proporcionar mais agilidade e segurança aos processos. Ele é muito útil na gestão de saldos, na solicitação de recargas, no cálculo de descontos e para lançamentos mais precisos na folha de pagamento.

Quais vantagens a empresa obtém ao investir em tecnologia?

O uso da tecnologia é responsável por diversas vantagens no setor de recursos humanos, inclusive na gestão de benefícios empresariais, como veremos a seguir.

Redução de custos

Um exemplo clássico e bastante recorrente de desperdício de dinheiro nas empresas é o acúmulo indevido de saldo nos cartões de vale-transporte. Isso pode gerar duas situações distintas:

• venda ilegal dos créditos no mercado paralelo;
• retorno dos valores sobressalentes para as empresas de transporte.

Note que em nenhum desses casos a empresa está em vantagem. Do lado do colaborador, mesmo que venda os créditos do cartão, ele também está em desvantagem, pois continua tendo o desconto em folha do percentual previsto em lei — além de estar cometendo um crime passível de punições graves, como a demissão por justa causa.

O uso de softwares de gestão de benefícios ajuda a realizar recargas mais precisas, que consideram os saldos preexistentes e fazem o lançamento apenas do complemento, sem gerar prejuízos para a empresa ou para o trabalhador.

Agilidade nos processos

Todos os meses, os profissionais de RH precisam elaborar os arquivos para a solicitação de recargas dos cartões de vale-transporte, vale-alimentação, vale-refeição e vale-cultura, além de contabilizar as utilizações dos planos de saúde e odontológicos para o lançamento dos descontos na folha de pagamento.

Tudo isso gera um grande volume de trabalho, além de ter uma alta margem de erro quando realizado de forma manual.

Um sistema especializado executa todos os processos de maneira automatizada, com integração com os demais sistemas — como o que gerencia a folha de pagamento e os utilizados por cada um dos fornecedores dos benefícios. Assim, uma tarefa que poderia durar dias é feita em poucos minutos, com segurança e precisão.

Foco dos profissionais em atividades mais estratégicas

A grande quantidade de tempo gasto com a gestão de benefícios e tarefas operacionais é um dos problemas mais frequentes nas empresas. Ele acaba consumindo a agenda e a energia dos profissionais, que poderiam estar focados em atividades mais estratégicas para o crescimento do negócio.

A economia de tempo e de dinheiro proporcionada pela gestão mais eficaz faz com que os colaboradores do setor possam se dedicar a questões como o desenvolvimento de novos treinamentos, o aprimoramento do processo seletivo e a criação de programas de incentivo mais atrativos para a retenção de talentos.

Como começar o processo de transição?

Para dar início ao processo de transição, o primeiro passo é entender qual é a situação atual da empresa. Por isso, comece listando todos os benefícios que são oferecidos aos colaboradores para verificar o tamanho da demanda e quais são as tarefas que podem ser automatizadas.

Em seguida, veja quais são as principais dificuldades do time de RH em relação ao gerenciamento desses benefícios. Isso ajuda a identificar os requisitos básicos que o software deve oferecer para valer o investimento. Por fim, faça uma pesquisa no mercado sobre as principais soluções disponíveis e encontre aquela que supre melhor os requisitos identificados.

Quais são as principais soluções disponíveis no mercado?

Para ajudar você na pesquisa sobre os fornecedores que atuam nesse mercado, listamos aqui algumas opções que podem atender ao que a sua empresa busca. Confira!

Metadados

O Metadados é um sistema de gestão para RH composto por 13 módulos diferentes. O módulo de gestão de benefícios é o responsável por controlar os pedidos de benefícios, os convênios e os serviços relacionados. Além disso, ele também faz o cálculo da divisão dos custos dos convênios médicos entre os titulares, seguindo as determinações do e-Social.

É uma boa opção se a sua empresa não tiver a necessidade de um controle mais apurado do vale-transporte, já que essa solução não faz a gestão de saldos ou a roteirização.

VT Inteligente

O VT Inteligente é uma solução voltada para a gestão de cartões de vale-transporte. Por meio dele o seu time de RH pode gerenciar os saldos de cada unidade, realizar o cálculo das recargas e fazer os pedidos às operadoras — e ainda tem integração com diversos sistemas que calculam a folha de pagamento.

É uma solução mais completa para o benefício em questão, mas não atende a outras demandas, como o vale-alimentação ou o plano de saúde.

ABSCard

O ABSCard é o software mais completo da nossa lista. Por meio dele é possível gerenciar todos os benefícios oferecidos pela empresa em uma única plataforma de maneira simples, prática e rápida. Seu grande diferencial em relação ao vale-transporte é a funcionalidade de roteirização, que permite que o RH encontre a rota mais barata para os colaboradores, gerando ainda mais economia na recarga.

Outro diferencial é o ABSMOB, seu novo sistema de mobilidade que ajuda a gerenciar diferentes modais de transporte utilizados pelos trabalhadores no deslocamento de sua residência até o local de trabalho. Ele pode ser utilizado até para dar suporte a um programa de recompensas pela contribuição para a mobilidade urbana.

Como você pôde notar, a tecnologia pode fazer muito pela gestão de benefícios empresariais. Se você ainda faz todos esses processos de forma manual ou por planilhas, saia do passado e obtenha todas as vantagens que a modernidade tem a oferecer.

Se você quer conhecer a solução ideal para a sua empresa, entre em contato conosco e confira!