A gestão de benefícios é uma das atividades mais operacionais e desgastantes do RH. São diversos fatores a serem considerados e isso acaba abrindo uma margem muito grande para erros e prejuízos. Nesse sentido, ignorar a gestão de vale-transporte é algo totalmente prejudicial ao negócio.

Se você acha que não há muito o que fazer em relação a esse benefício em sua organização, saiba que os valores gastos podem ser até 40% menores se uma gestão mais eficaz for adotada. Quer saber mais? Então, confira o artigo completo!

A gestão de VT da sua empresa é efetiva?

A primeira questão a ser levantada é se a gestão do vale-transporte está sendo realizada em sua empresa. Ter uma planilha contendo todos os valores informados pelos colaboradores no momento da admissão e utilizá-la como base para fazer as recargas não é uma forma eficiente de gerenciar o benefício.

Diversos fatores podem interferir nesse cálculo, como os saldos remanescentes a cada mês, os dias em que o funcionário faltou ou estava de férias, ou ainda uma mudança de endereço que afete a rota que ele faz para ir ao trabalho.

A Lei 7.418 diz que a empresa deve fornecer de forma antecipada a quantidade suficiente de vales para que o trabalhador possa fazer o trajeto entre a sua residência e o local de trabalho. Veja que foram citadas várias oportunidades de reduzir o montante de recarga sem afetar as obrigações previstas na lei.

Quais são as vantagens de ter uma boa gestão de vale-transporte?

Ao ignorar a gestão de vale-transporte, a sua empresa deixa de usufruir de uma série de benefícios, como veremos a seguir.

Otimização do uso do benefício

O objetivo do vale-transporte é garantir que os colaboradores tenham condições de ir ao trabalho. Contudo, o que vemos muitas vezes é o uso indevido do benefício. Algumas pessoas informam valores acima do realmente necessário, outras utilizam meios alternativos de transporte — como as caronas compartilhadas — e vendem os saldos acumulados, entre muitas outras situações.

Quando o RH se preocupa com a otimização do vale-transporte, uma das etapas é a conscientização do uso correto do benefício. Afinal, a venda dos valores no mercado paralelo é crime e o colaborador está sujeito a diversas penalidades; entre elas, a demissão por justa causa.

Redução de custos

O principal impacto da gestão eficiente de vale-transporte é a redução de custos, a começar pela utilização dos saldos acumulados nos cartões. Se um trabalhador precisa de R$ 200 para se deslocar e seu cartão possui um saldo de R$ 150, a empresa só precisa complementar o valor em R$ 50.

Multiplique essa ação pela quantidade de funcionários da empresa e você verá que o montante final é bastante significativo. Nos primeiros meses, alguns cartões sequer precisarão ser reabastecidos, até que os saldos se normalizem.

Aumento da capacidade de investimento em outros benefícios

Diante da economia gerada pelo controle mais efetivo do benefício, o RH acumulará uma sobra orçamentária que poderá ser aplicada em outros benefícios, como o vale-cultura, premiações por desempenho ou algum outro programa de incentivo mais específico do negócio.

Aumento na produtividade dos profissionais do RH

Além da redução dos custos do vale-transporte, a equipe de profissionais do RH economiza tempo na gestão do benefício. Com a ajuda de um software, todo o trabalho é feito de forma automatizada, desde a roteirização até a compra dos créditos nas empresas de transporte.

O tempo que seria gasto nessa tarefa pode ser mais bem aproveitado em atividades menos operacionais e que demandem atenção diferenciada. Isso faz com que o RH se torne mais estratégico e seja capaz de direcionar seus esforços para a elaboração de iniciativas mais focadas no negócio.

Por que a utilização de um software é tão importante?

As ações que geram resultados mais eficientes na gestão de vale-transporte são bastante trabalhosas, quando pensamos na forma manual de fazê-la. Por isso, é fundamental contar com o apoio de um software específico que facilite todo esse processo.

Entre os principais motivos de seguir por esse caminho, vamos destacar os três mais relevantes logo abaixo.

Cálculos mais precisos

Uma das funções centrais de um software de gestão de benefícios é determinar o valor correto de recarga dos cartões. Isso requer a conferência de fatores como:

• rota utilizada por cada colaborador;
• opções de linhas de ônibus, trens e metrôs que serão utilizadas;
• valores de cada uma delas;
• quantidade de dias que serão efetivamente trabalhados;
• saldo atual do cartão.

Imagine administrar todas essas informações de todos os funcionários. Em empresas maiores, é humanamente impossível. Nas menores, os custos são inviáveis. Por isso, a solução ideal é o uso de um sistema que faça tudo isso de maneira mais simples.

Automação das recargas

Além de obter os valores de forma mais precisa, o software de gestão de vale-transporte realiza todo o processo de maneira automatizada. Para determinar as recargas a serem feitas, ele utiliza as informações do cadastro de cada colaborador e faz o cruzamento com os dados das empresas de transporte.

Os profissionais do RH conseguem controlar tudo em uma única plataforma, desde a conferência das informações até a solicitação de créditos nas empresas de transporte. O próprio software faz a integração com a folha de pagamento e lança os descontos nos valores corretos, evitando passivos trabalhistas.

Agilidade nos processos

Por fim, o software possibilita que todas essas atividades sejam feitas em poucos cliques, de forma centralizada e ágil. O que uma pessoa levaria um dia inteiro para analisar entre diversas telas, cadastros e planilhas, o software entrega em alguns segundos, com segurança e confiabilidade.

Sendo assim, fica fácil perceber que não é recomendado ignorar a gestão de vale-transporte em sua empresa. Além de ser uma prática que gera altos custos e desperdícios orçamentários, ela reduz as chances de aumentar a relevância das práticas do RH frente à alta gestão do negócio.

Então, se você entendeu a importância de gerenciar melhor o benefício e quer aprimorar esse processo em sua organização, conheça as soluções tecnológicas da Audaz.